+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Требования предъявляемые к электронным документам

1 .Электронный документ: понятие, значение, виды…………………………. 6
1.1 Требования, предъявляемые к содержанию и составлению электронного документа……………………………………………………… ………………….6
1.2 Принципы хранения электронного документа…………………………….10
2. ООО Техснабсистем «: история создания, виды деятельности. Особенности хранения электронных документов……………………………..15
2.1 История создания организации, ее задачи, функции, структура…………15
2.2 Особенности организации (хранения) электронных документов в ООО » Техснабсистем «………………………………………………………………….18

Список использованной литературы……………………………………………

Каждая организация, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации электронного хранения электронных документов.

В управленческой деятельности большое значение имеет периодичность или частота передачи информации, так как она оказывает существенное влияние на ее ценность информации. Слишком частые поступления информации отвлекают внимание и вызывают перегрузку людей, воспринимающих ее. Должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых будут поступать сведения. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с электронными документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется электронная документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Важнейшими условиями реализации управленческой информации является своевременность ее получения и передачи. Как бы полна и достоверна ни была информация, если она получена с опозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать. Скорость передачи и приема информации человеком определяется не только совершенством соответствующей аппаратуры, но и временем, необходимым для уяснения сложившейся ситуации.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении.

Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

При написании курсовой работы был использован широкий круг источников и литературы.

Первостепенным источником является Закон Республики Беларусь «Об электронном документе» 1 от 10 января 2000 г. и Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» 2 от 28 декабря 2009 г. В данных нормативных документах устанавливаются правовые основы применения электронных документов, определяются основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах.

Немаловажную роль при написании курсовой работы сыграло учебное пособие Елизаветиной Т. М. и Денисовой М. В. 3 , в котором рассматриваются общие вопросы организации делопроизводства на предприятиях малого и среднего бизнеса.

Рекомендации по грамотному ведению делопроизводства на компьютере представлены в книге Куприяновой Г. И. 4 Противоречия и сложности при ведении электронного документооборота изложены в статье Тарасовой М. И. 5

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной разработкой проблемы электронного хранения документов в организациях. Решение вопроса в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также уменьшить затраты по времени, труду и средствам.

Целью данной курсовой работы является рассмотреть понятия «электронный документ», а также проанализировать текущее хранение электронных документов в ООО «Техснабсистем».

Для реализации поставленной цели были сформулированы следующие задачи.

  1. Рассмотреть понятие «электронный документ», его виды и структуру.
  2. Выделить принципы хранения электронного документа.
  3. Ознакомиться с деятельностью ООО «Техснабсистем».
  4. Проанализировать особенности хранения электронных документов ООО «Техснабсистем».

Объектом работы является общество, в рамках которого организуется хранение электронных документов.

Предметом данной курсовой работы являются процессы, организации хранения электронных документов.

В соответствии с целью и поставленными задачами данная курсовая работа состоит из введения, двух разделов и подразделов, заключения, списка используемой литературы и приложения.

При написании настоящей курсовой работы был использованы следующие методы исследования: анализ, наблюдение, обобщение и синтез

В первом разделе рассматривается понятие электронного документа, его структура, принципы хранения. Во втором анализируется деятельность ООО «Техснабсистем», подробно рассматривается вопрос хранения электронных документов в данной организации на настоящий момент, также приводятся предложения по оптимизации работы.

В заключении подводятся итоги курсовой работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы по хранению электронных документов.

1 Электронный документ: понятие, значение, виды

1.1 Требования, предъявляемые к содержанию и составлению электронного документа

Электронный документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования; а также форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном или оптическом материальном носителе.

Это интересно:  Повторная экспертиза проектной документации после внесения изменений

К магнитным носителям относятся – магнитная лента, карта, диск, жесткий магнитный диск (винчестер), гибкий магнитный диск (floppy disk, diskette). Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.

Оптический документ относится к новейшим носителям информации, основанным на оптических способах записи, считывания и воспроизведения. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, то есть возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида – звуковой, текстовой, графической, видео. К оптическим документам относятся оптические диски и видеодиски: компакт-диск, CD-ROM, DVD-диск и другие.

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления. Формой внутреннего представления является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.

Согласно закону Республики Беларусь « Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронному документу присущи следующие характерные признаки.

Электронная цифровая подпись — набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа. Средства электронной цифровой подписи — программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе сертификации Республики Беларусь.

Электронная цифровая подпись предназначена для удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа, а также для подтверждения подлинности и целостности электронного документа. Удостоверение информации, составляющей общую часть электронного документа, производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием личных ключей подписей лиц, подписывающих этот документ. Подлинность и целостность электронного документа означает, что документ в действительности создан владельцем личного ключа подписи и в данный документ не внесены изменения. Подтверждение подлинности и целостности электронного документа производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием открытых ключей проверки подписей лиц, подписавших электронный документ.

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей — общей и особенной. Общая часть состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей.

Личный ключ подписи — набор символов, принадлежащий конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи.

Открытый ключ проверки подписи — набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используемый при проверке электронной цифровой подписи. Карточка открытого ключа проверки подписи — документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки подписи и подтверждающий его принадлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.

Собственник информационных систем и сетей — государство, административно- территориальная единица, физическое или юридическое лицо, в соответствии с законом осуществляющие в полном объеме владение, пользование и распоряжение информационными системами и сетями;

Машинный носитель — магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.

Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать, то есть изменяться по мере научно-технического прогресса в сфере техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа, к таким документам спустя определенный период времени, когда при наличии физического носителя информации из-за отсутствия соответствующей техники электронную запись невозможно будет прочесть.

Требования, предъявляемые к оформлению электронного документа

страница 5/5
Дата 25.04.2019
Размер 28.25 Kb.
Название файла контр по инфорr.docx
Тип Контрольная работа
    Навигация по данной странице:
  • Создать автособираемое оглавление и автособираемый библиографический список.
3. Требования, предъявляемые к оформлению электронного документа:

    1. Поля страницы: левое – 3 см; правое – 1 см; верхнее и нижнее – 1,5 см.

3.2. Отформатировать текст:

  • Основной текст: TNR – 14; выравнивание текста – по ширине; отступ первой строки – 1,25 см; межстрочный интервал – одинарный, интервалы до и после абзаца – 0 пт;
  • Заголовки: TNR – 16; выравнивание – по центру; отступ первой строки – нет; межстрочный интервал – одинарный, интервалы до и после абзаца – 12 пт. Пронумеровать заголовки многоуровневым списком.

3.3. Вставить нумерацию страниц с различием номера первой страницы.

3.4. Основная часть контрольной работы должна содержать:

  • схему классификации «объекта», созданную с помощью инструмента SmartArt;
  • таблицу числовых характеристик «объекта»;
  • на основе приведенной выше таблицы вставить диаграмму и график, отформатировать толщину линий, маркер, легенду произвольно, указать подписи данных.
    1. В конце каждого раздела должны быть перекрестные ссылки на литературу.
  1. Создать автособираемое оглавление и автособираемый библиографический список. Список используемой литературы должен содержать ссылки на ИНТЕРНЕТ-источники, нормативно-техническую литературу, учебники, журнальные статьи, и оформлен согласно ГОСТу.

5. На основе реферата создать презентацию.
Реферат предоставить в распечатанном виде, презентацию — в электронном виде.
СРОК сдачи контрольной работы «___»___________ 2018 г.

Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Федеральный закон “Об электронном документе” регулирует отношения, связанные с формированием и использованием электронных документов, определяет основные требования, предъявляемые к электронным документам в электронном документообороте.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств; иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом; содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать; иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Плюсы документов в электронном виде:

  • — значительно снижает их стоимость, так как не нужно больше печатать бланки, отменены штрафы, которые вводились раньше за их утерю.
  • — экономится время, получить документы теперь можно заранее, по электронной почте. Особенно это удобно для туристов, живущих в других городах. Только конечно в том случае если не нужно подавать паспорта для визы в консульство.
  • — потерять или украсть такой документ не возможно, их легко можно бесплатно восстановить, уровень защиты и надежности информации более высокий их практически не возможно подделать.

Если вы самостоятельно приобретаете авиабилеты, резервируете номера в отелях без помощи тур агентства или туроператора на различных сайтах, то вам обязательно перед бронированием нужно уточнить, будут ли штрафные санкции при отказе от брони, либо внесения каких либо изменений, каким образом осуществляется возврат денежных средств, так как иногда это может занять не один день.

Что такое электронный документ

Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.

Основные преимущества

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.

Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Система электронного документооборота Диадок — самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Что понимать под ЭД

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.

Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.

Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.

Электронный документ и ЭЦП

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.

ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:

  • сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
  • должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
  • подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
  • подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.

Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Электронная документация

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:

  • дате его формирования;
  • авторе данных;
  • наименовании документа;
  • формате, который необходим для корректного прочтения материалов.

Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Содержание документа

Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца. Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.

Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:

  • возможность длительного хранения;
  • удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
  • возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
  • простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.

Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.

Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С. Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы. Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.

К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.

Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.

Какие электронные документы существуют

Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.

  • Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
  • Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:
  1. текстовых,
  2. изобразительных,
  3. звуковых,
  4. мультимедийных изданиях,
  5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

  • Самой большой классификацией следует считать виды электронных документов по целевому назначению. Чаще всего встречаются официальные издания, которые публикуются государственными структурами, в них обычно содержатся нормативные акты.
  • Производственные издания используются на предприятиях. Они несут в себе информацию об организации существующего производства. Некоторые материалы были специально созданы для информирования работников тех или иных производственных сфер о наличии норм и требований при нахождении на территории предприятий.
  • Производятся учебные и справочные издания, удобные в применении. Найти нужную информацию в таком файле можно за несколько секунд, это позволяет экономить огромное количество времени и сил. Такими документами могут пользоваться не только студенты, но и преподаватели.
  • Политические партии достаточно часто используют электронные издания в качестве агитационных материалов. В них содержатся произведения общественной тематики, которые предназначаются для широкой аудитории читателей. В подобных материалах чаще всего найти аналитическую информацию, которой пользуются политологи и социологи всего мира.
  • Еще одна классификация документов отличает их по способу распространения. Существуют локальные издания, которые могут быть использованы внутри отдельного взятого предприятия, они также выпускаются в бумажных вариантах и в ограниченном количестве одинаковых экземпляров.
  • Сетевые издания предназначены для широкого использования, их количество не ограниченно. Дополнительные бумажные экземпляры в данном случае не являются обязательными, от этого ценность электронного документа увеличивается в несколько раз. Такие документы можно легко отправлять в архивы.

Электронные файловые документы – требование современного общества

Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.

Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.

Статья написана по материалам сайтов: nashuch.ru, studwood.ru, documentooborot.com.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector