Как изменить паспортные данные 1с отчетность

При смене фамилии подлежат обязательной замене или переоформлению следующие документы.

Паспорт гражданина РФ

Согласно пункту 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации», утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828 замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола.

В соответствии с пунктом 15 того же положения, документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места жительства физического лица, а также при изменениях в сведениях о физическом лице не изменяется.

Об этом гласят подпункты 3.1 и 3.8 «Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц», утвержденных приказом МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178.

Таким образом, при изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит «Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации», поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена Свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена Свидетельства о постановке на учет производится налоговым органом по новому месту жительства.

Страховое пенсионное свидетельство

На территории РФ на каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд РФ открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, при этом индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится ПФ РФ в течение всей жизни застрахованного лица — так говорится в статье 6 Федерального закона от 31.12.2002 № 198-ФЗ.

При изменении у застрахованного лица фамилии, имени и отчества; фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении, даты рождения, места рождения, пола, новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.

Для этого в течение двух недель необходимо написать заявление об обмене страхового свидетельства в Пенсионный фонд РФ. После этого в течение месяца соответствующий орган Пенсионного фонда РФ выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.

Если застрахованное лицо работает по трудовому договору или с ним заключен договор гражданско-правового характера, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, то есть работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление об обмене страхового свидетельства, дальнейшие действия (передача документов в ПФ, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель.

Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров.

Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства, имея при себе паспорт либо другой документ, удостоверяющий личность, и старое страховое свидетельство и затем там же получить новое.

Трудовая книжка

В соответствии с пунктом 26 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Таким образом, трудовая книжка при смене фамилии не заменяется на новую.

В существующую трудовую книжку работодателем вносятся соответствующие изменения.

Страховой медицинский полис

Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется Договором обязательного медицинского страхования.

В большинстве случаев замена страхового медицинского полиса при смене фамилии обязательна. Для работающих граждан замену полиса осуществляет организация-работодатель, неработающие граждане для обмена страхового медицинского полиса самостоятельно обращаются в пункты выдачи полисов страховой медицинской организации, обслуживающей район, где они зарегистрированы постоянно или временно.

Водительское удостоверение

Согласно статье 28 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ (ред. от 01.12.2007) «О безопасности дорожного движения» основаниями прекращения действия права на управление транспортными средствами являются: истечение установленного срока действия водительского удостоверения; ухудшение здоровья водителя, препятствующее безопасному управлению транспортными средствами, подтвержденное медицинским заключением; лишение права на управление транспортными средствами.

Таким образом, при смене фамилии замена водительского удостоверения не обязательна, достаточно иметь при себе свидетельство о браке. Однако, исходя из практики, удобнее все же водительские права поменять.

Заграничный паспорт

Законодательством не регламентируются сроки замены заграничного паспорта при смене фамилии, его можно использовать до тех пор, пока не произведена замена паспорта гражданина РФ. Однако, если в паспорте РФ и заграничном паспорте фамилии совпадать не будут, выехать по такому загранпаспорту в страну, которая просит предоставлять общегражданский паспорт для оформлении визы будет невозможно.

Документы, подлежащие замене или переоформлению в связи со сменой фамилии

При смене фамилии подлежат обязательной замене или переоформлению следующие документы.

Паспорт гражданина РФ

Согласно пункту 12 «Положения о паспорте гражданина Российской Федерации», утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828 замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола.

Это интересно:  Когда отменят материнский капитал

В соответствии с пунктом 15 того же положения, документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места жительства физического лица, а также при изменениях в сведениях о физическом лице не изменяется.

Об этом гласят подпункты 3.1 и 3.8 «Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц», утвержденных приказом МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178.

Таким образом, при изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит «Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации», поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена Свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена Свидетельства о постановке на учет производится налоговым органом по новому месту жительства.

Страховое пенсионное свидетельство

На территории РФ на каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд РФ открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, при этом индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится ПФ РФ в течение всей жизни застрахованного лица — так говорится в статье 6 Федерального закона от 31.12.2002 № 198-ФЗ.

При изменении у застрахованного лица фамилии, имени и отчества; фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении, даты рождения, места рождения, пола, новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.

Для этого в течение двух недель необходимо написать заявление об обмене страхового свидетельства в Пенсионный фонд РФ. После этого в течение месяца соответствующий орган Пенсионного фонда РФ выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.

Если застрахованное лицо работает по трудовому договору или с ним заключен договор гражданско-правового характера, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, то есть работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление об обмене страхового свидетельства, дальнейшие действия (передача документов в ПФ, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель.

Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров.

Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства, имея при себе паспорт либо другой документ, удостоверяющий личность, и старое страховое свидетельство и затем там же получить новое.

Трудовая книжка

В соответствии с пунктом 26 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Таким образом, трудовая книжка при смене фамилии не заменяется на новую.

В существующую трудовую книжку работодателем вносятся соответствующие изменения.

Страховой медицинский полис

Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется Договором обязательного медицинского страхования.

В большинстве случаев замена страхового медицинского полиса при смене фамилии обязательна. Для работающих граждан замену полиса осуществляет организация-работодатель, неработающие граждане для обмена страхового медицинского полиса самостоятельно обращаются в пункты выдачи полисов страховой медицинской организации, обслуживающей район, где они зарегистрированы постоянно или временно.

Водительское удостоверение

Согласно статье 28 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ (ред. от 01.12.2007) «О безопасности дорожного движения» основаниями прекращения действия права на управление транспортными средствами являются: истечение установленного срока действия водительского удостоверения; ухудшение здоровья водителя, препятствующее безопасному управлению транспортными средствами, подтвержденное медицинским заключением; лишение права на управление транспортными средствами.

Таким образом, при смене фамилии замена водительского удостоверения не обязательна, достаточно иметь при себе свидетельство о браке. Однако, исходя из практики, удобнее все же водительские права поменять.

Заграничный паспорт

Законодательством не регламентируются сроки замены заграничного паспорта при смене фамилии, его можно использовать до тех пор, пока не произведена замена паспорта гражданина РФ. Однако, если в паспорте РФ и заграничном паспорте фамилии совпадать не будут, выехать по такому загранпаспорту в страну, которая просит предоставлять общегражданский паспорт для оформлении визы будет невозможно.

Изменение данных при смене фамилии в конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом»

При изменении работником фамилии, он должен предоставить работодателю информацию об изменившихся данных. В таком случае в информационную базу должны быть внесены следующие сведения:

  • новая фамилия;
  • новые паспортные данные.

Эти данные необходимы для корректного ведения кадрового и бухгалтерского учета, формирования отчетности. Также в информационную базу могут быть внесены сведения о новом страховом полисе, новых водительских правах, новом заграничном паспорте, но такие сведения носят информативный характер.

Также в информационной системе должен быть сформирован документ персонифицированного учета «Заявление об обмене страхового свидетельства», с помощью которого формируются данные в электронном и бумажном виде для передачи в пенсионный фонд.

Для наглядности рассмотрим процедуру ввода новой информации о работнике на примере.

Пример

Ввод сведений о новой фамилии

Для того, чтобы не только внести в информационную базу данные о новой фамилии работника, но и сохранить сведения о старой фамилии, а также корректно отразить момент смены фамилии, необходимо действовать следующим образом.

Это интересно:  Как оформить сделку купли продажи земельного участка

В карточке физического лица (элементе справочника «Физические лица») в поле «Имя» изменить данные в соответствии с новой фамилией работника (старая см. рис. 1, новая — рис. 2). Это наименование справочника — информация, которая будет использоваться для выбора и подбора физического лица в документах и других формах.

Затем необходимо ввести данные о том, с какого момента изменилась фамилия. Для этого нужно по кнопке «Подробнее» в верхней части карточки физического лица открыть форму ввода данных о фамилии, имени и отчестве. При этом в открывшейся форме отобразится существующая информация, то есть «старая» фамилия, а в качестве даты действия сведений будет указано начало прошлого века (в случае, если сведения о фамилии, имени, отчестве работника ни разу не изменялись) или дата прошлой смены данных.

В этой форме необходимо указать новую фамилию работника и дату, с которой новая фамилия вступает в действие.

После записи данных в форме, а также сохранения элемента справочника «Физические лица», по кнопке «История» в форме ввода данных о фамилии, имени, отчестве работника можно будет открыть для просмотра форму списка регистра сведений «Фамилия, имя, отчество физического лица», в которой отражена вся история изменения сведений (см. рис. 3).

Вышеприведенных действий достаточно, чтобы при последующем формировании отчетов измененная фамилия работника отображалась корректно, то есть, в нашем примере, при формировании расчетного листка за ноябрь 2007 года в шапке отчета будет указана фамилия «Иванова», а в расчетном листке за декабрь 2007 года — «Сергеева».

Ввод сведений о новых паспортных данных

Для ввода и хранения сведений об изменившихся паспортных данных используется похожий механизм. В форме элемента справочника «Физические лица» есть поле, в котором необходимо указать данные об удостоверении личности (поле «Удостоверение») — см. рис. 4.

Для ввода или изменения данных необходимо нажать на кнопку в правой части поля, при этом откроется форма ввод данных об удостоверении личности, в которой отобразятся актуальные на момент редактирования данные.

Для изменения паспортных данных необходимо ввести измененные сведения, а также дату, с которой эти данные вступают в силу.

После сохранения данных формы ввода сведений об удостоверении личности, а также элемента справочника «Физические лица» сохраняются измененные паспортные данные работника. Увидеть историю изменения паспортных данных можно в регистре сведений «Паспортные данные физических лиц» — см. рис. 5.

Данные о новом заграничном паспорте, водительском удостоверении, страховом полисе могут быть внесены в информационную базу в качестве свойств физического лица. На корректность работы системы отсутствие таких данных не повлияет.

Оформление заявления об обмене страхового свидетельства

Для передачи измененных анкетных данных работника в Пенсионный фонд, работодателю необходимо оформить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2 и опись документов по форме АДВ-6-1, а также сформировать файл для передачи данных в электронном виде (см. рис. 6).

Для заполнения документа необходимо подобрать на закладке «Работники» список работников, для которых формируются заявления и указать дату последнего получения каждым работником страхового свидетельства. В нашем случае это единственный работник.

Если работник получал страховое пенсионное свидетельство или уже производил его замену на том же предприятии, на котором работает сейчас, и соответствующие документы персонифицированного учета оформлялись в той же информационной системе, программа хранит данные, указанные в страховом пенсионном свидетельстве работника. В таком случае с помощью кнопки «Заполнить» на командной панели закладки «Работники» автоматически заполняются данные на других закладках (см. рис. 7).

Если же в системе нет никаких документов персонифицированного учета на данного работника, то данные на закладке «Данные указанные в свидетельстве» будут заполнены в соответствии с актуальными сведениями о работнике, и их необходимо будет исправить вручную по данным старого страхового свидетельства. Данные на закладке «Изменившиеся данные» в таком случае тоже нужно заполнить вручную. Следует отметить, что не нужно указывать данные работника, если они не изменились по сравнению с данными старого страхового свидетельства.

После того как документ полностью заполнен, его нужно провести. При проведении документа производятся проверки соответствия данных документа стандартам и классификаторам ПФР. После проведения с помощью кнопок «Печать» и «Получить файл на диск» формируются печатные формы и файл для передачи в Пенсионный фонд.

Таким образом, при смене фамилии необходимо произвести замену некоторых обязательных документов. При этом работодатель принимает участие во внесении изменений в трудовую книжку, замене страхового полиса и замене страхового пенсионного свидетельства.

Штраф за неверное указание паспортных данных сотрудника в отчетности

Исходную информацию по личным данным сотрудникам, в том числе и паспортные данные, предоставляет сам сотрудник при приеме на работу. В дальнейшем сотрудник может получить новый паспорт и не всегда вовремя уведомить бухгалтерию или кадровую службу о смене паспортных данных. На что это влияет?

В процессе подготовки отчетности бухгалтер указывает паспортные данные в двух отчетах, которые предоставляются в налоговую инспекцию: Расчет по страховым взносам, который сдается ежеквартально и Справка 2-НДФЛ, которая предоставляется ежегодно.

Получается, что несвоевременное уведомление о смене паспортных данных ведет к неправильному заполнению данных на сотрудника в отчетности.

Неверно заполнили паспортные данные в Расчете по страховым взносам?

В этом случае Расчет по страховым взносам считается непредставленным. О том, что расчет не представлен налоговая инспекция высылает уведомление не позднее дня, следующего за днем получения расчета в электронной форме и не позднее 10 дней, следующих за днем получения расчета на бумажном носителе. Данный вывод следует из статьи 431 пункта 7 абзаца 2 НК РФ.

Это интересно:  Оклад и зарплата в чем разница

Если этого не произошло, что тогда? В этом случае представляем уточненный расчет по страховым взносам. При этом исправляем только раздел 3. В разделе 3 указывается номер корректировки 1 (например). В разделе 3 подраздела 3.1 сначала указываем физическое лицо с неправильными паспортными данными (теми данными, которые указывались изначально), но при этом в подразделе 3.2 обнуляем данные по этому физическому лицу. Затем, снова дублируем информацию по этому физическому лицу, но теперь при этом указываем верные паспортные данные и все данные подраздела 3.2 отражаем правильно (т.е. с суммами выплат и вознаграждений). Данную информацию можно найти в письме ФНС России от 18 июля 2017 г. № БС-4-11/14022.

Неверно заполнили паспортные данные в справке 2-НДФЛ?

В этом случае, как только обнаружили ошибку, подавайте уточненные сведения, как можно скорее. Ведь если Вы успеете это сделать до момента обнаружения данного факта налоговым органом, ответственность будет снята с Вашей компании, как с налогового агента. Об этом сказано в статье 126.1 Налогового Кодекса РФ. В противном случае придется заплатить штраф 500 рублей за каждый документ с недостоверными сведениями. Кстати, штраф не будет начислен, если физическое лицо, с неправильными паспортными данными можно идентифицировать по другим данным, например, ФИО и ИНН физического лица.

Наша компания со своей стороны рекомендует периодически уточнять паспортные данные сотрудника, и своевременно вносить в базу измененные данные.

Нуждаетесь в бухгалтерских услугах? Звоните по телефонам, указанным на сайте!

Важно! Изменился регламент по работе с сервисом 1С-Отчетность

В связи с участившимися в настоящее время случаями мошенничества при выдаче электронных подписей компания ЗАО «Калуга Астрал» объявила о введении с 1 октября 2018 года нового Регламента по проверке документов для сервиса 1С-Отчетность.

Основное изменение регламента 1С-Отчетности касается личной идентификации заявителя

Мы обязаны при личной встрече удостоверить личность Заявителя путем проверки оригиналов его документов и сличения фотографии в паспорте с Заявителем. В случае, если директор компании-заявителя не может лично предоставить документы, сотрудник компании-заявителя может принести фото директора, а наши специалисты сделают фото данного сотрудника с паспортом в руке.

Такая личная идентификация необходима только при первичном подключении. Обратите, пожалуйста, на это внимание. При продлении лицензии и/или переиздании сертификата (кроме случаев смены владельца ЭП) дополнительно идентифицировать личность Заявителя не нужно.

Данное требование не относится к сотрудникам бюджетных организаций.

Таким образом, с 1 октября для первичного подключения сервиса 1С-Отчетность или при смене владельца ЭП необходимо предоставить следующие документы:

  • подписанное заявление (собственноручно или КЭП)
  • паспорт владельца ЭП
  • СНИЛС владельца ЭП
  • личная идентификация
  • документ о полномочиях владельца ЭП (в случае, если ЭП оформляется не на руководителя организации, указанного в выписке из ЕГРЮЛ)
  • фото владельца ЭП с паспортом (необязательно для бюджетных организаций)
  • подписанный сертификат ЭП в течение 30 дней с момента выдачи

Для продления лицензии или переиздания сертификата, если владелец ЭП не меняется:

  • подписанное заявление (собственноручно или КЭП)
  • скан-копию паспорта
  • подписанный сертификат ЭП в течение 30 дней с момента выдачи

Все интересующие вас вопросы о сервисе 1С-Отчетность задайте нашим специалистам по телефонам:

  • +7 (8692) 54-28-50
  • +7 (978) 891-59-85
  • +7 (978) 203-22-06

Где в 1С 8.3 поменять главного бухгалтера и кассира — «Ответственные лица организации»

«Ответственные лица» в 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) – это регистр сведений, который служит для того, чтобы в печатных формах документов отображались должности и фамилии подписывающих должностных лиц. Он не регистрирует фактический прием сотрудника на работу или перевод на другую должность, а влияет лишь на подписи в документах.

Где найти в 1С Бухгалтерия «Ответственные лица»? Руководитель, главный бухгалтер и кассир отображаются в разделе «Подписи» в форме организации (вкладка «Главное»):

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если ответственное лицо изменилось, данные о нем можно отредактировать, нажав на ссылку. При первоначальном заполнении ссылки будут иметь вид «Создать». По ссылке открывается форма, где нужно выбрать физическое лицо и должность. Выбор доступен из соответствующих справочников. Обратите внимание, что наименование ответственного лица и должность – не одно и то же.

Например, руководитель может быть на должности «директор», «генеральный директор» или «президент», штатный главный бухгалтер может также исполнять обязанности кассира, и т.д.

Сведения об ответственном лице указывают на определенную дату, при этом в программе записывается история изменений. Таким образом, при распечатке документов отображение подписей будет зависеть от даты. Будут выводиться те ответственные лица, которые действуют на дату документа.

В программе 1С предусмотрены и другие ответственные лица – руководитель кадровой службы, ответственные за бухгалтерские и налоговые регистры, уполномоченный представитель, исполнитель. Они доступны в форме организации на вкладке «Ответственные лица».

Чтобы занести или изменить сведения об ответственном лице, нужно выделить его в левой колонке и нажать «Создать». Действующие ответственные лица отображаются в правой колонке с сохранением истории изменений.

Статья написана по материалам сайтов: biznesanalitika.ru, rarus-crimea.ru, programmist1s.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий