+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Как работать с дебиторской задолженностью

Предоставление отсрочки платежа на российском рынке – обычное дело. Более того, если раньше коммерческий кредит был привилегией рынка товаров народного потребления, то сейчас это повсеместная практика. Выгод у этого решения предостаточно для обеих сторон. Поставщик получает лояльных покупателей, покупатель – возможность заплатить не сразу, а, скажем, через 2-3 месяца. Однако появляются сопутствующие трудности. Покупатель, как правило, вынужден немного доплатить за получение коммерческого кредита, а поставщик сталкивается с кассовыми разрывами. И с вероятностью возможной неоплаты товара, отгруженного покупателю с отсрочкой платежа.

Одно из самых удобных решений в данной ситуации – появление третьей стороны, которая и кассовый разрыв «закроет», и риск неоплаты на себя возьмет. Такой стороной может выступить факторинговая компания, предоставляющая комплекс услуг, включающий в себя финансирование поставок, гарантирование поступления платежей или просто покупку дебиторской задолженности. Все услуги сопровождаются управлением дебиторской задолженностью, то есть сопровождением оплаты поставок, начиная с мониторинга сроков оплаты и заканчивая комплексом мероприятий по возврату ДЗ.

Поскольку вышеперечисленные услуги оказываются под «дебиторку», которая фактически выступает обеспечением по факторингу, и от ее качества зависит возвратность средств, выплачиваемых факторинговой компанией – платежи дебиторы осуществляют в адрес Фактора. Что дает поставщику финансирование и гарантии ясно – денежные средства на период отсрочки платежа и исключение потерь. А какие выгоды приобретает поставщик от управления дебиторской задолженностью?

В ходе проведения исследования, связанного с определением уровня удовлетворенности клиентов качеством факторинговых услуг выяснилось, что не все клиенты действительно видят для себя в этой процедуре некую добавленную стоимость и, соответственно, не считают ее важной. И ссылаются на непонимание по то простой причине, что им не хватает «визуализации» работы Фактора в части управления дебиторской задолженностью.

Так в чем же ценность данной услуги? Чтобы ответить на эти вопросы, мы решили рассмотреть схему управления дебиторской задолженностью в рамках факторингового обслуживания, условно разделив ее на 3 этапа:

  1. запуск клиента;
  2. работа с дебиторской задолженностью до 25 дня просрочки;
  3. работа с дебиторской задолженностью после 25 дня просрочки.

Этап 1. Начало сотрудничества. Запуск клиента

Сотрудничество в факторинге и не только предполагает построение взаимоотношений таким образом, чтобы задачи решались с выгодой для обеих сторон процесса. Поэтому прежде чем начать это самое сотрудничество, и клиенту, и факторинговой компании необходимо озвучить свои возможности и ожидания. Например, у клиента есть 5 дебиторов, которым ежемесячно отгружается товар с отсрочкой платежа на общую сумму 30 млн. рублей. Этих дебиторов клиент готов передать на факторинг, затем чтобы получать финансирование на срок отсрочки, замещая образующийся кассовый разрыв. У НФК есть возможность финансировать поставки по этим дебиторам, и принять на себя риск возможной неоплаты товара.

Начало процесса факторингового обслуживания – это момент передачи первых поставок, которому предшествует подписание договора между компанией и Фактором. Как только договор заключен, Клиент начинает передавать информацию о своих дебиторах для установления лимита на этих дебиторов и последующего оказания услуг. Однако прежде чем установить лимит на дебитора, факторинговая компания во-первых, собирает информацию по каждому передаваемому дебитору, а потом устанавливает лимит. Размер установленного лимита – это фактически размер риска, который факторинговая компания готова принять на себя, выплачивая клиенту финансирование по отгрузкам в адрес этого покупателя, выдавая поручительство на случай возможной неоплаты и принимая обязательства в случае чего убытки возместить, или просто выкупая у клиента “дебиторку”.

Однако, одного установления лимита недостаточно. Важно также то, чтобы дебитор согласился быть стороной по факторингу, подписав уведомление о переводе платежей в адрес Фактора и был согласен на проведение сотрудниками факторинговой компании мероприятий по управлению дебиторской задолженностью, когда они в случае допущения просрочек будут звонить и корректно напоминать о необходимости произвести оплату. Градус “корректности” определяется индивидуально согласно пожеланиям клиента, но в большинстве случаев применяется стандартная схема, о которой мы, собственно и расскажем далее. Следите за обновлениями.

Работа с «дебиторкой» до 25 дня просрочки

Итак, договор подписан, дебиторы проверены, лимиты установлены, уведомления подписаны. Теперь Поставщик может отгружать покупателю товар с отсрочкой, будучи уверенным, что по факту отгрузки товара и передачи информации в факторинговую компанию об осуществленной отгрузке, он получит необходимое ему финансирование. Кстати, наиболее продвинутой формой информирования является передача информации с помощью системы электронного документооборота, когда поставщик, отгрузив товар, просто регистрирует данные по поставке в системе, а Фактор, получив информацию, отправляет денежные средства клиенту. Другой вариант развития событий – это когда факторинговая компания требует доставки документов по отгрузке в свой офис – тут история может затянуться от одного часа до нескольких недель, увы.

Итак, основные услуги, связанные с выплатой финансирования, гарантированием поступления выручки или покупкой «дебиторки» оказаны, и начинается период действия отсрочки, в течение которого факторинговая компания не беспокоит покупателей своего клиента. В данном случае покупатели даже не почувствуют присутствия третьей стороны во взаимоотношениях с поставщиком, если погашение дебиторской задолженности произойдет в ранее установленный срок с учетом предоставленной отсрочки.

Однако, при наличии соответствующего пожелания со стороны поставщика, в период отсрочки дебитору могут напоминать о сроках оплаты. Подбадривание покупателя к своевременной оплате происходит посредством телефонных звонков. Этой работой занимаются сотрудники call-центров НФК, которые в рамках масштабов страныесть и в Калининграде, и в Красноярске, и еще в 19 других представительствах Национальной Факторинговой Компании.

Если дебитор осуществляет оплату не позднее 5-7 дня после наступления даты платежа по договору поставки, то по предварительному согласованию с факторинговой компанией, последняя также не будет беспокоить звонками касательно погашения задолженности. Единственным поводом для общения в этот период с дебитором может быть сверка дебиторской задолженности, которая проводится не чаще одного раза в несколько месяцев. Фактор, принимая во внимание интересы сторон, готов минимизировать контакты и осуществлять их лишь в случае крайней необходимости.

Когда проходят эти самые 5-7 дней, сотрудники факторинговой компании, отвечающие за управление «дебиторкой» начинают более активно взаимодействовать с дебитором. Первый шаг – это общение по телефону с учетом истории контактов и динамики платежей, причем последующие звонки после первой попытки выяснить причины задержки в оплате осуществляются в «дату контроля» (дату, когда дебитор обещал выполнение каких либо действий). Программное обеспечение НФК позволяет фиксировать все договоренности с дебиторами и установленные причины допускаемой просрочки. На основании выявленных причин сотрудник факторинговой компании вместе с дебитором составляют и согласовывают график погашения дебиторской задолженности. В идеале, завершающим действием на данном этапе будет, конечно же, погашение задолженности в рамках установленного графика, но, к сожалению, и это происходит не всегда. Если и в этом случае дебитор не выполняет взятые на себя договоренности, сотрудник факторинговой компании может попросить дебитора прислать гарантийное письмо и график оплат, т.е. перевести договоренности из устной формы в письменную. Как правило, появление разных документов с печатями, тем более банка, стимулирует к осуществлению платежей.

Работа с «дебиторкой» после 25 дня просрочки

Что же происходит с дебитором, если после 25 дня просрочки он не совершил оплату отгруженного товара раньше? С ним не происходит ничего, но сотрудники НФК разрабатывают план мероприятий по погашению дебиторской задолженности.

Для дальнейшей работы с дебиторской задолженностью могут также использоваться звонки-напоминания о необходимости оплатить поставку и письма с требованиями предоставления графика погашения дебиторской задолженности, кроме того, имеют место быть мероприятия выездного характера для проверки финансово-хозяйственной деятельности и согласования порядка погашения долга.

Никаких противоправных действий в отношении Дебиторов никто применять не будет. Напомним, что факторинговое обслуживание – этосотрудничество, которое также предполагает сохранение партнерских отношений между поставщиком и его покупателями. Естественно, выход факторинговой компании за рамки деловых и гражданско-правовых отношений и появление вообще какой-то «уголовщины» полностью исключены. Никакого «выбивания» долга – только строгие кредитные офицеры, которые выясняют объективные причины, информируют о последствиях в виде судебного урегулирования задолженности, ну и пробуют все же договориться об оплате. После проведения вышеперечисленных мероприятий в высокой долей вероятности дебитор оплачивает просроченную задолженность.

Но, конечно, бывает так, что комплекс мероприятий был проведен в полной мере, период ожидания истек, а выплат со стороны дебитора так и не последовало. В этом случае наступает срок регресса, когда Покупателю необходимо вернуть Фактору ранее выданное финансирование и взяться за самостоятельное взыскание задолженности. Конечно, в том случае, если Поставщик работает с Фактором по «регрессу». Как именно будет действовать в этом случае Поставщик в отношении своего должника, решать ему. Он может составить претензию Дебитору, описав в ней отнюдь не радостные последствия в случае непогашения дебиторской задолженности.

Если же работа строилась по схеме безрегрессного факторинга, то факторинговая компания сопровождает своего клиента до конца. В данном случае после окончания срока отсрочки клиенту не нужно возвращать Фактору ранее выданное финансирование (до 90% от поставки). НФК продолжает работать с Дебитором и после того, как он оплатит поставку с просрочкой, перечисляет Клиенту его оставшиеся 10%. Сотрудниками НФК предпринимаются попытки досудебного урегулирования – если стороны достигают компромисса, то возможно подписание соглашения о погашении задолженности. Если же нет, то факторинговая компания готовит исковое заявление и обращается в арбитражный суд затем, чтобы взыскать денежные средства. Но и здесь возможно сохранение «доброго имени» покупателя – стороны могут подписать мировое соглашение, предполагающее прекращение судебного спора мирным путем на основании уступок и взаимного удовлетворения встречных требований. После утверждения мирового соглашения производство по делу прекращается. Если же ситуация патовая, то дебитору неизбежно грозит исполнение решения суда в части возмещения поставщику понесенных им потерь. Но это уже, что называется, «клинический» случай, до которого дело доходит крайне редко.

Порядок работы с дебиторской задолженностью

Наличие дебиторской задолженности – обычная ситуация для любой компании, которая ведет хозяйственную деятельность. Однако нужно следить, чтобы она не превратилась в долги, которые будет очень сложно взыскать. Существует специальный порядок работы с дебиторской задолженностью , которые позволяет избежать такого сценария. В данной статье мы рассмотрим, что нужно делать в подобных ситуациях.

Это интересно:  Основные обязанности продавца консультанта

Контрагент не заплатил: что делать в первую очередь?

Если вы столкнулись с неплатежом со стороны контрагента, в первую очередь попытаться определить причины возникновения данной ситуации. Грамотный анализ дебиторской задолженности поможет определить, почему деньги не поступили. Начинать анализ нужно с действий своей компании: возможно, были допущены ошибки при оформлении документов, не до конца выполнены обязательство по контракту и т.д. Если собственные ошибки исключены, нужно проанализировать историю работы с клиентом и его деловую репутацию. Если вы ранее неоднократно успешно сотрудничали, скорее всего, проблема незначительная – не успели вовремя оформить бумаги, провести платеж и т.д. Если же вы работаете с данным контрагентом первый раз, или ранее уже были сложности с ним, задолженности нужно уделить повышенное внимание – есть значительный риск того, что она превратится в долг. Параллельно нужно навести справки о компании-контрагенте: если ситуации, аналогичные вашей, случались и ранее, это тоже плохой знак, и нужно быть готовым к спору.

Прежде чем приступать к взысканию дебиторской задолженности , обязательно нужно также связаться с контрагентом и выяснить, каковы причины неплатежа. Кроме описанных выше, они могут быть и другими: финансовые трудности (на счетах закончились деньги), форс-мажор или банальная забывчивость. Пообщайтесь с представителем компании-должника, напомните о необходимости погасить задолженность. Возможно, придётся пойти на некоторые уступки: продление срока выплат, разбивку платежей на части и т.д., но это в любом случае лучше, чем получить безнадежный долг. И только в случае получения негативного ответа, дальнейших задержках или невозможности связаться с контрагентом приступайте к дальнейшим действиям по взысканию причитающихся по договору средств.

Претензионный порядок взыскания задолженности

Как и любой другой арбитражный спор (а данная ситуация относится к таковым), взыскание долгов и дебиторской задолженности следует начинать с подготовки официальной претензии и направления ее контрагенту (это является требованием законодательства для арбитражных споров).

Порядок действий следующий:

  1. Подготовка обоснования и документации – соберите все документы, которые имеет отношение к данному спору: договор, акты приемки, транспортные накладные, выписки, акты выполненных работ и т.д., проанализируйте текст договора и убедитесь, что ваши требования полностью законны и аргументированы.
  2. Составьте текст претензии – укажите все обстоятельства возникновения спора (когда был заключен договор, какие обязательства каждой из сторон включал, какие из них выполнены, а какие остались невыполненными), укажите свои требования (выплатить имеющуюся дебиторскую задолженность) и обоснования, со ссылками на пункты договора и имеющиеся в вашем распоряжении документы. В конце обязательно укажите, что оставляете за собой право обратиться в суд, если ваши требования будут проигнорированы.
  3. Направьте претензию вместе с сопутствующими должнику по почте (рекомендованным письмом с описью вложения и подтверждением вручения) или лично в офис.
  4. В зависимости от реакции на претензию , возможны различные пути развития событий:
  • если контрагент признает долг и согласится его выплатить, спор на этом завершается;
  • если должник согласится с претензиями, но захочет обсудить условия погашения задолженности, проводятся переговоры, на которых ищется компромиссное решение и оформляется соответствующий протокол;
  • если претензия проигнорирована, или компания откажется выплатить задолженность, можно переходить к судебномувзысканию средств.

Взыскание дебиторской задолженности через суд

Если претензия не возымела должного эффекта, остается единственный вариант – обращаться в арбитражный суд.

Алгоритм действий в этом случае следующий:

  1. Подготовка искового заявления – в качестве основы документа можно использовать текст претензии, поскольку они во многих элементах совпадают. Различие – необходимо указать наименование суда, сведения об истце и ответчике, а также о том, что претензионный порядок разрешения спора был соблюден (в качестве доказательства прилагается копия претензии и ответ должника, если он был получен). Дополнительно прилагаются все документы, которые подтверждают вашу позицию. Также указывается цена иска – сумма всех требований (задолженность, неустойки, штрафы и т.д.).
  2. Подача иска в суд – заявление направляется в арбитражный суд по месту регистрации контрагента.
  3. Рассмотрение дела в суде – во время слушаний истец или его представитель должны подтвердить изложенную в иске позицию и привести доказательства в ее пользу. В случае успеха вердикт арбитража взыщет с должника всю задолженность.

К процедуре рекомендуется привлечь квалифицированного юриста по взысканию дебиторской задолженности , который поможет правильно оформить документы, будет представлять ваши интересы в суде и повысит шансы на положительный результат.

Взыскание дебиторской задолженности через процедуру банкротства

В некоторых случаях даже решение суда о взыскании задолженности не даст нужного результата – у должника может не оказаться средств на счетах для погашения суммы. Но есть один способ, который позволяет хотя бы частично получить причитающиеся средства – это сделать контрагента банкротом. Для этого необходимо инициировать процедуру банкротства должника, и в процессе получить официальный статус кредитора, подав соответствующее заявление в арбитражный суд. Впоследствии, при реализации имущества компании-банкрота вы будете иметь возможность взыскать долг с полученных средств. И хотя этот путь не лишен недостатков (например, имущества может не хватить на погашение всей суммы задолженности), он может оказаться единственным возможным.

Дебиторскую задолженность необходимо контролировать и не допускать ее перевода в долги, которые сложно взыскать. Вначале стоит проанализировать причины возникновения задолженности, попытаться решить спор в мирном русле, и только если это не даст результатов, обращаться в суд или взыскивать средства через банкротство должника. Грамотная юридическая помощь поможет взыскать дебиторскую задолженность в короткие сроки.

Понравилась статья? Сохрани в своей соцсети!

Как справиться с дебиторской задолженностью

Такое явление, как дебиторская задолженность, возникает в деятельности практически любой организации. «Дебиторкой» бухгалтера называют те финансовые обязательства, которые должны выплатить вашей организации сторонние лица либо другие компании. Не стоит относиться к дебиторской задолженности слишком легко и пускать всё на самотек, ведь это может привести к определенным неблагоприятным последствиям для предприятия.

Управление дебиторской задолженностью следует рассматривать как системный процесс, который содержит в себе немало стадий. И начинать это управление нужно еще до заключения договора с клиентами, партнерами или другими лицами, с которыми вашу компанию связывают финансовые взаимоотношения.

Для четкого понимания того, о чем далее пойдет речь в статье, приведем общепринятое определение дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность – это сумма долгов клиентов, заказчиков, поставщиков, партнеров и различных подотчетных лиц, которую они должны выплатить организации в течение определенного времени. Чаще всего, говоря о дебиторской задолженности, подразумевают её выплату в течение одного года. Если речь идет о тех долгах, выплату которых компания ожидает в срок, превышающий рамки 12 месяцев, то такая задолженность уже называется долгосрочной.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Устранение дебиторской задолженности однозначно повлечет за собой увеличение суммы средств, которыми владеет компания. Это выгодно для любой организации, и поэтому методам борьбы с «дебиторкой» нужно уделить особое внимание. Если с дебиторской задолженностью не работать, она может перейти в статус «мертвой» и тогда вы вряд ли уже получите этот долг. Чтобы такого не допустить, придерживайтесь следующих правил:

1. Работать с дебиторской задолженностью должен отдельный сотрудник в организации. Не нужно поручать обязанность «выбивания» денег из должников тем сотрудникам, в прямые задачи которых это не входит. Менеджер по продажам, маркетолог и любой другой сотрудник должен заниматься своим делом. Часто, если компания сравнительно небольшая и не имеет возможности нанять для выполнения данных обязательств отдельного человека, то этим начинает заниматься бухгалтер. В принципе, вариант может и не самый лучший, но вполне приемлемый.

2. Часто в борьбе с дебиторской задолженностью хорошо работает стратегия «хорошего и плохого полицейского». Если с должником общается один сотрудник в жесткой и принудительной форме, а затем другой уже более лояльно и понимающе, то шансы на то, что вам в скором времени вернут долг, повышаются. Однако, с применением такой стратегии нужно быть осторожным – не перегните палку с «плохим полицейским».

3. Конкретно «выбиванием» долгов занимаются коллекторы. Для этого даже создаются целые коллекторские агентства. И всем известно, что коллекторы особо не церемонятся с должниками, а всегда действуют напористо и может даже жестоко. Используйте это в работе со своими должниками. Обзвоните своих должников и поставьте следующее условие: если в течение определенного времени задолженность не будет погашена (или какая-то её часть), то ваша компания передаст сведения о должнике коллекторской службе. После сообщения о том, что коллекторы будут использовать жесткие способы получения денег, обычно какой-то процент должников пугается и начинает искать способы погасить задолженность немедленно.

Чтобы такой разговор с должником не выглядел как угроза с вашей стороны, в конце скажите, что вам очень жаль, что всё так получается, но организационная политика вашей компании предписывает поступать в этой ситуации именно так, и вы ничего не можете с этим сделать.

4. Если по истечению указанного вами срока задолженность так и не была погашена, ваш сотрудник (выполняющий обязанности коллектора) должен начинать обзванивать каждого должника. Действовать нужно вежливо, но настойчиво. Должник должен понять, что он «на крючке», и его не оставят в покое, пока он не выплатит долг.

Ко всему прочему, ваш сотрудник должен знать меру в общении с должниками. Не нужно сразу же начинать звонить по несколько раз в день или трезвонить по ночам. Можно начинать звонить с более менее большими промежутками, постепенно сокращая их интервал (то есть, чем дальше – тем чаще звонки). Так должник будет еще больше чувствовать, что «обстановка накаляется» и что-то предпримет.

5. При обращении за помощью в коллекторское агентство, помните, что за свои услуги оно возьмет с вас немаленький процент. Если сумма задолженности не такая уж и большая, попробуйте справиться с должником своими силами. К услугам коллекторов есть смысл прибегать только, если речь идет об очень крупной задолженности.

6. Если коллекторы в представлении большинства людей – это жесткие, грубые люди, которые любыми способами (даже самыми жестокими) получат деньги, то сотрудник вашей компании, выполняющий роль коллектора, должен наоборот быть понимающим и желающим помочь.

Если с вашим должником уже пообщался настоящий коллектор, то будет неплохо, если через короткое время должнику позвонит ваш сотрудник и искренне его поддержит, посоветует, где можно взять денег, чтобы отдать долг, и немного посетует на «этих зверей коллекторов, которые уже совсем утратили облик человечности». Однако, помните: всё должно быть в меру.

Это интересно:  Как узнать попал ли человек в больницу

7. При общении с должниками не нужно бросаться пустыми угрозами. Фразы «у вас будут серьезные проблемы, если не заплатите через три дня» и т.д. может и звучат устрашающе, однако, если вы не собираетесь создавать должнику эти проблемы или понятия не имеете, как это сделать – лучше не говорите об этом. В конце концов, если по истечению указанных трех дней должник не заплатил, а вы так и не создали ему обещанные «проблемы», он просто перестанет воспринимать вас всерьез.

8. Старайтесь вести переговоры о задолженности только с одним сотрудником компании-должника. Если вас постоянно будут перенаправлять с одного сотрудника на другого (говоря о том, что «я не занимаюсь этими вопросами, поговорите с тем-то и тем-то»), вам придется с каждым из них начинать вести свою стратегию разговора по дебиторской задолженности с самого начала. Если же такое происходит, до последнего добивайтесь разговора именно с тем человеком, с которым изначально начали вести переговоры.

9. В некоторых случаях можно применить хитрость, притворившись, например, клиентом или потенциальным партнером компании, которая вам должна. Попав под «прикрытием» к самому главному человеку в компании (ген.директору, например), начните говорить о том, за чем собственно и пришли – об их задолженности перед вашей организацией.

10. Когда должник наконец-то выплатил вам долг, остался только заключительный этап работы с данной дебиторской задолженностью. И заключается он в том, что нужно поблагодарить вашего, уже не должника, а просто клиента, заказчика и т.д. и сообщить, что вы будете рады с ним сотрудничать и в дальнейшем.

Как не допустить дебиторской задолженности

Еще несколько полезных советов о том, как минимизировать дебиторскую задолженность либо вообще её не допустить:

Старайтесь не предоставлять клиентам кредит или делайте это только в крайних случаях. У вашей компании должна быть четкая стратегия касательно финансовых вложений. Если компания располагает свободными средствами, то предоставление кредита может послужить хорошим вложением денег за счет полученных процентов от кредита. Если же вы понимаете, что от предоставления кредита ваша компания может только пострадать, лучше вообще откажитесь от такой услуги клиентам.

Не медлите с выставлением счетов. Как только клиент получил партию вашей продукции или ему была предоставлена услуга, сразу же присылайте счет. Пока вы не выставите счет, клиент не будет вам платить. Политика некоторых компаний, заключающаяся в выставлении счетов всем клиентам или заказчикам в конце месяца, не совсем рациональна. Так они теряют большое количество времени, если, например, сделка была совершена в начале месяца.

Всегда указывайте крайние сроки оплаты на чеке. Избегайте неопределенности по типу «оплата при получении». Лучше укажите конкретную дату, в срок которой должен уложиться ваш клиент (заказчик, партнер) при оплате за товар или услугу.

Поощряйте оплату по счетам до указанного срока. Если вы поставили условие оплатить в течение 30 дней, а клиент готов сделать это раньше, предоставляйте небольшую скидку. Может скидка будет и небольшая (1-2%), однако, клиент почувствует вашу проявленную благодарность за быструю оплату.

И напоследок, помните о том, что долги – это явление, которое было, есть и будет в любом бизнесе. Не нужно впадать в панику, когда вам не заплатили в срок, и совершать необдуманные поступки в отношении должника, но и пускать это дело на самотек также не стоит. В конце концов, во время работы с должниками, вы вырабатываете и укрепляете в себе такие качества, как настойчивость, упорство и твердость. А это, несомненно, пригодится вам в вашей дальнейшей деятельности как бизнесмена.

Общий алгоритм работы с дебиторской задолженностью организации

Виталий Комлев , заместитель генерального директора ООО «Ключ-консалтинг»

Cправедливости ради следует отметить, что дебиторскую задолженность организации формируют и задолженности работников по денежным суммам, выданным в подотчет. Однако, как правило, эти суммы весьма незначительны – в сравнении с суммами, указанными в заключаемых договорах, и именно в силу малозначительности данных сумм эту составляющую дебиторской задолженности организации в настоящем исследовании мы рассматривать не будем.

Об актуальности рассматриваемой темы красноречиво свидетельствует тот факт, что вопросам возникновения дебиторской задолженности и возможностям ее взыскания в специальной литературе уделяется значительное внимание. И это внимание весьма оправданно. Практически каждый хозяйствующий субъект при осуществлении предпринимательской деятельности сталкивался с тем, что его партнеры в установленный срок не оплачивают отгруженные товары, выполненные работы или оказанные услуги. К сожалению, представляется возможным констатировать, что дебиторская задолженность стала, образно говоря, обычаем российского делового оборота.

Исходя из смысла нормативных актов, регламентирующих вопросы бухгалтерского учета, дебиторская задолженность является составной частью активов хозяйственных обществ, наряду с оборотными средствами, оборудованием, недвижимостью и т. д.

Применительно к определениям ст. 128 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) дебиторская задолженность представляет собой один из объектов гражданских прав (а именно имущественного права).

Сразу необходимо оговорить, что отдельного законодательного или иного нормативного правового акта, который регламентировал бы порядок взыскания дебиторской задолженности, не существует. Поэтому многие организации, основываясь на своей практике или хозяйствующей практике своих контрагентов или партнеров по бизнесу, разрабатывают собственные локальные нормативные акты, целью которых является методологическое обеспечение процесса погашения дебиторской задолженности.

Анализ практики деятельности хозяйствующих субъектов в совокупности с анализом действующего законодательства и существующей судебной практики позволяет сформировать некоторый общий алгоритм работы по погашению существующей в организации дебиторской задолженности.

Условно работу с дебиторской задолженностью можно разделить на администрирование дебиторской задолженности и деятельность, направленную на ее ликвидацию.

Администрирование дебиторской задолженности включает в себя:

  • установление дебиторской задолженности;
  • анализ установленной дебиторской задолженности;
  • формирование резерва по сомнительным долгам;
  • списание задолженности, безнадежной к взысканию.

Мероприятия, направленные на ликвидацию дебиторской задолженности, в свою очередь, можно разделить на две группы: мероприятия, связанные с внесудебным порядком ликвидации дебиторской задолженности, и мероприятия, связанные с судебным порядком ликвидации дебиторской задолженности.

Рассмотрим более подробно работу специалистов организации на каждом из обозначенных этапов работы по ликвидации возникшей дебиторской задолженности.

Администрирование дебиторской задолженности. Установление дебиторской задолженности

Общие правила работы по установлению и отражению в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями и подрядчиками и созданию резервов по сомнительным долгам закрепляются в Учетной политике организации.

Полагаю, что не следует дополнительно обосновывать тезис, что отражаемые в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации показатели должны быть реальными. Именно обеспечение представления объективных данных является одной из задач, стоящих перед бухгалтерским подразделением хозяйствующего субъекта, для чего проводится периодическая инвентаризация задолженностей.

Напомню, требование о проведении инвентаризации содержится в ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее – ПВБУ-34н). При этом результатом проведения инвентаризации является сопоставление фактического наличия соответствующих объектов контроля с данными регистров бухгалтерского учета. Иными словами, при проведении инвентаризации задолженностей бухгалтерским работникам организации необходимо убедиться в том, что отраженные в учете суммы дебиторской и кредиторской задолженностей подтверждены соответствующими первичными учетными документами: накладными, актами, платежными поручениями (например, на перечисление аванса), расходными кассовыми ордерами (например, на выдачу займа) и т. д. Поэтому задачу инвентаризационной комиссии в несколько упрощенном варианте можно сформулировать как проверку наличия документов, подтверждающих действительную величину каждой задолженности. Никаким другим способом выполнить требование ст. 11 Закона о бухгалтерском учете не получится, поскольку в соответствии с нормами ст. 10 Закона о бухгалтерском учете в регистрах бухгалтерского учета отражаются данные, содержащиеся в первичных учетных документах. Поэтому, если первичные документы отсутствуют, такую задолженность необходимо признать неподтвержденной, и, следовательно, в отношении ее можно говорить о том, что такой актив (или, иными словами, дебиторская задолженность) в учете существовать не может и должен быть списан в установленном порядке.

При этом представляется необходимым отметить, что в соответствии с положениями ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичными учетными документами оформляются факты хозяйственной жизни. Одновременно п. 8 ст. 3 этого же законодательного акта установлено, что фактами хозяйственной деятельности организации являются сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Совокупное рассмотрение приведенных норм позволяет сделать вывод о том, что столь популярный в бухгалтерской среде акт сверки расчетов не является первичным учетным документом, на основании которого могут быть сделаны записи в бухгалтерском учете организации. Следовательно, сверка расчетов с дебиторами и кредиторами по сути своей и своему статусу не является частью инвентаризации (исключение составляют сверки расчетов с бюджетом и банками, обязательность проведения которых предусмотрена п. 74 ПВБУ-34н), и в бухгалтерской (финансовой) отчетности хозяйствующего субъекта должны быть отражены только те суммы задолженностей, которые, по мнению конкретной организации, являются правильными (т. е. безусловно подтвержденными имеющимися первичными учетными документами).

При этом обращает на себя внимание то, что формулировка п. 73 ПВБУ34н позволяет сделать вывод о том, что в учетных документах контрагентов суммы задолженностей могут и не совпадать, поскольку расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из своих бухгалтерских записей, признаваемых ею правильными (т. е. документально подтвержденными).

Специалистами признается, что отсутствие требования о наличии актов сверки в качестве основных первичных учетных документов вовсе не означает, что от их составления можно вообще отказаться. Специалистами отмечается, что проводить сверку расчетов с контрагентами целесообразно, ведь эта процедура помогает выявить допущенные при ведении бухгалтерского учета ошибки и неточности. Тем не менее, как уже отмечалось ранее, делать записи на счетах учета, исправляя выявленные ошибки, бухгалтер будет не на основании акта проведенной сверки, а на основании первичных учетных документов.

Специалистами в то же самое время отмечается, что в реальной деятельности по администрированию дебиторской задолженности не следует ограничиваться только установленными обязательными инвентаризациями. В целях обеспечения внутреннего контроля инвентаризацию обязательств рекомендуют проводить не реже одного раза в полугодие, а еще лучше – ежеквартально.

Это интересно:  Возможно ли взыскать долг по расписке
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств и формы документов, составляемых при проведении инвентаризации, определены действующим по настоящее время приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. И хотя указанный ведомственный нормативный правовой акт до настоящего времени сохраняет не только свою юридическую силу, но и свою актуальность, специалисты признают, что применяемая при инвентаризации обязательств форма ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» и приложение к ней в виде справки несколько устарели. В этом смысле предоставленная организациям возможность использовать иные формы документов (унифицированные доработанные или самостоятельно разработанные) – несомненное благо.

В идеале формы, составляемые при инвентаризации, должны решать задачи не только бухгалтерского, налогового, но и управленческого учета. Однако доработка и тем более разработка новой формы документа требуют привлечения усилий различных специалистов организации, способных понять и обосновать необходимость удаления или добавления тех или иных граф.

Весьма уместным будет в этой связи и учет мнения сторонних экспертов, аудиторов и иных специалистов. Например, эксперт Соловьева А.А., руководствуясь тем, что целью инвентаризации является подтверждение задолженностей соответствующими первичными учетными документами, предлагает сведения о реквизитах договора, накладных, актах, платежных поручениях и других документах отражать в акте (справке к акту) инвентаризации, а вот графу «За что числится задолженность» предлагает исключить, поскольку она не несет полезной информационной нагрузки.

По ее экспертному мнению, в итоговые документы целесообразно также ввести такие графы, как:

  • начало течения срока исковой давности (дата определяется по условиям договора и в ряде случаев может не совпадать с датой осуществления операции);
  • сведения о прерывании срока исковой давности;
  • дата истечения срока исковой давности (будет изменяться в случае прерывания течения срока);
  • сведения, указывающие на нереальность взыскания долга (например, невозможность взыскания которого подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства).

Анализ установленной дебиторской задолженности

Установленная в процессе инвентаризации обязательств дебиторская задолженность организации подлежит дополнительному изучению и анализу с точки зрения оценки перспективы ее погашения. В процессе данного анализа вся установленная дебиторская задолженность разделяется на три группы:

  • дебиторская задолженность, признанная перспективной к погашению;
  • дебиторская задолженность, не отвечающая требованиям для признания ее безнадежной к взысканию, но погашение которой будет связано с определенными проблемами (в последующем данная задолженность учитывается при формировании резерва по сомнительным долгам);
  • дебиторская задолженность, отвечающая критериям для признания ее безнадежной к взысканию (в последующем данная задолженность подлежит списанию в установленном порядке).

К первой группе относится и так называемая текущая дебиторская задолженность – задолженность, срок погашения которой по условиям договора не наступил или пролонгирован соглашением сторон.

Вторая группа, как правило, сформирована просроченной дебиторской задолженностью – долгом с истекшим сроком погашения, который установлен договором или другим документом, содержащим обязательства.

Третью группу в абсолютном своем большинстве формируют просроченные задолженности, по которым истек установленный гражданским законодательством срок исковой давности.

При этом следует иметь в виду, что налоговое законодательство в зависимости от состояния просроченного долга подразделяет задолженности на перспективную к погашению, сомнительную или вовсе безнадежную к взысканию.

Сомнительным долгом в соответствии с нормативными предписаниями п. 1 ст. 266 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) признается любая задолженность, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.

Безнадежными к взысканию задолженностями в целях налогообложения по определению п. 2 ст. 266 НК РФ считаются долги, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательства прекращаются вследствие невозможности их исполнения, на основании акта государственного органа либо ликвидации организации-должника. Данное определение долгов, нереальных к взысканию, корреспондирует с положениями ст. 196, 416, 417 и 419 ГК РФ.

Общий алгоритм анализа дебиторской задолженности и ее оценки изложен, например, в Правилах (стандартах) аудиторской деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 6965. В более приближенном к практической финансово-хозяйственной деятельности организации виде данный алгоритм анализа дебиторской задолженности должен найти свое отражение в Учетной политике организации (или в одном из приложений к ней).

При анализе дебиторской задолженности первоочередным, как представляется, является определение срока возникновения дебиторской задолженности. Чаще всего данный срок устанавливается при изучении договора с контрагентом. В нем должны быть определены сроки оплаты поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ. Только по истечении этих сроков долг становится просроченным и подлежит учету в качестве дебиторской задолженности, более тщательному контролю и мониторингу.

Несколько иной механизм используется в том случае, если в заключенных договорах не указаны конкретные сроки оплаты поставленного товара (выполненных работ, оказанных услуг). В этом случае вступают в силу правила п. 1 ст. 486 ГК РФ: покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара (если иное не предусмотрено законодательством, договором купли-продажи или не вытекает из существа обязательства). Кроме того, необходимо в этом случае принимать во внимание, что в соответствии с нормативными предписаниями п. 5 ст. 5 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» банк должен провести платеж не позднее 3 рабочих дней. Таким образом, поставка должна быть оплачена в течение 3 рабочих дней с даты приемки-передачи товара7. И только с этого дня можно считать задолженность просроченной, признавать дебиторской и включать в список контролируемых долгов.

Если же вы оплатили поставку товара авансом по счету поставщика без договора и в счете также не указан срок поставки, вступают в действие иные правила, основанные на нормативных предписаниях ст. 314 и 457 ГК РФ. В соответствии с ними вы официально требуете от поставщика исполнения обязательства в конкретный срок, который должен быть разумным. А если в претензии вы не указали конкретного срока или поставщик не исполнит ваше требование, то обязательство по поставке должно быть исполнено в семидневный срок со дня предъявления вами требования о его исполнении. То есть определить срок просрочки поставки практически невозможно до тех пор, пока должнику не будет официально отправлена претензия с требованием исполнения обязательства.

Претензию (требования о поставке товара в соответствии с произведенной предоплатой), а равно и любые иные деловые письма в случае возможных перспектив последующих судебных разбирательств рекомендуется отправлять контрагентам заказными письмами с описью вложения и уведомлением о вручении, так как подпись на уведомлении о получении является единственным неоспоримым подтверждением получения письма. Повторюсь, по истечении 7 дней с даты получения должником требования (претензии) с просьбой о выполнении обязательства по поставке задолженность следует признавать дебиторской и включать ее сумму в список просроченных долгов.

Формирование резерва по сомнительным долгам

Важным этапом работы с дебиторской задолженностью организации является формирование резерва по сомнительным долгам. Порядок формирования резерва по сомнительным долгам определяется Учетной политикой организации, разрабатываемой в соответствии с Положением о бухгалтерском учете (далее – ПБУ) «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Необходимо подчеркнуть, что положение Учетной политики организации о том, что резерв по сомнительным долгам не создается, противоречит законодательству о бухгалтерском учете. В состав резерва по сомнительным долгам включается любая необеспеченная задолженность, как просроченная, так и непросроченная, причем не только за реализованные товары, работы и услуги, но и по перечисленным авансам, а также по выданным беспроцентным займам. Резерв по сомнительным долгам не создается в отношении:

  • долгов, в отношении которых у организации отсутствуют документы, подтверждающие ее возникновение и размер;
  • долгов по процентным займам, которые в силу требований утвержденного приказом Минфина России от 10.12.2002 № 126н ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» являются финансовыми вложениями, поэтому в отношении них создается не резерв по сомнительным долгам, а резерв под обесценение;
  • долгов (даже просроченных), в отношении которых у организации существует уверенность в том, что они будут погашены.

Повторюсь, общий порядок оценки платежеспособности должников и вероятности погашения дебиторских задолженностей должен быть закреплен в Учетной политике организации (либо в отдельном положении, являющемся приложением к Учетной политике организации).

Величина резерва по сомнительным долгам в соответствии с требованиями п. 3 утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н ПБУ 21/2008 «Изменения оценочных значений» является оценочным значением. При этом дебиторская задолженность отражается в балансе организации за вычетом суммы резерва по сомнительным долгам. Такой порядок закреплен в п. 35 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденном приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н.

Сформированный резерв по сомнительным долгам используется (сокращается) в процессе деятельности организации в трех случаях:

  • признания задолженности безнадежной к взысканию и ее списания в установленном порядке;
  • погашения должником имеющейся задолженности (полностью или частично);
  • изменения оценочного значения задолженности.

Последнее, как представляется, нуждается в дополнительном пояснении. Например, дебиторская задолженность возникла в силу того, что ранее организация перечислила аванс по совершаемой сделке. Впоследствии должник изменил место своего нахождения, с ним не удавалось связаться по телефону. По этой причине организация квалифицировала долг как сомнительный и включила его в состав резерва по сомнительным долгам. Спустя какое-то время выяснилось, что контрагент вовсе не пропал бесследно, а лишь изменил фактический адрес, ответственный работник организации-должника подтвердил, что обязательства по поставке материалов под ранее полученный аванс будут выполнены. С учетом данных обстоятельств организация решила, что нет оснований считать долг сомнительным, и списала соответствующую сумму из резерва по сомнительным долгам.

В соответствии с требованиями ПВБУ-34н и ПБУ 21/2008 сформированный резерв по сомнительным долгам ежегодно пересматривается (как правило, это происходит по результатам обязательной инвентаризации обязательств).

Статья написана по материалам сайтов: advokat-osherov.ru, dengodel.com, www.audit-it.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector