+7 (499) 938-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Положение о проектном офисе

Зачем необходимо Положение о Проектном офисе?

Положение о Проектном офисе призвано формализовать общие требования к функциям подразделения, ответственного за

  • Централизованное планирование проектов.
  • Контроль исполнения проектов.
  • Разработку внутренних правил (стандартов) по управлению проектами и изменение их в связи с реалиями конкретных проектов.
  • Совершенствование способностей разрешать конфликты между проектами и контролировать относительные приоритеты проектов, установленные руководством компании.

Положение о Проектном офисе имеет своей целью определить права и обязанности этого подразделения таким образом, чтобы у руководства компании была уверенность в том, что планирование направлено на достижение оптимальных результатов деятельности как для компании в целом, так и для каждого проекта.

Один из показателей зрелости управления проектами в организации — осознание необходимости создания специального функционального подразделения (Проектного офиса или Офиса управления проектами), отвечающего за управление проектами в компании.

В период роста в компании Проектный офис призван исполнять функцию планирования и контроля работ мультипроекта, применять методологию быстрого и надежного планирования работ по реализации проектов.

Структура Положения о Проектном офисе

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2. ЦЕЛИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

4. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

6.1. ВЗАИМОДЕСТВИЕ С ВЫСШИМ РУКОВОДСТВОМ

6.2. ВЗАИМОДЕСТВИЕ С РУКОВОДИТЕЛЯМИ ПРОЕКТОВ

6.3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ОТДЕЛОМ ПЕРСОНАЛА

6.4. ВЗАИМОДЕЙТСТВИЕ С ОТДЕЛОМ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

8.1. ПРИЛОЖЕНИЕ 1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРОЕКТНОГО ОФИСА (ПРИМЕР) 8

8.2. ПРИЛОЖЕНИЕ 2. ТИПЫ ПРОЕКТНЫХ ОФИСОВ. 9

9. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ ИМЕЮТСЯ ССЫЛКИ. 11

Положение о проектном офисе Тульской области

Утверждаю
заместитель председателя

министр экономического развития

Тульской области, секретарь

по проектному управлению

в органах исполнительной власти

____________ « »____________ 2017 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о проектном офисе Тульской области

Настоящее Положение устанавливает цели, задачи и функции проектного офиса, а также описывает организационную структуру, полномочия проектного офиса, механизм его взаимодействия с органами исполнительной власти Тульской области (далее — ОИВ ТО). Проектный офис Тульской области – организационная структура, предназначенная для поддержки управления проектами, создания, внедрения и развития методологии проектного управления в ОИВ ТО (далее – проектный офис). В своей деятельности проектный офис руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Тульской области, указами и распоряжениями Губернатора Тульской области, постановлениями и распоряжениями правительства Тульской области, а также настоящим Положением. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:

Куратор проектного офиса — член Координационного совета по проектному управлению в органах исполнительной власти Тульской области (далее – Совет), осуществляющий контроль деятельности проектного офиса.

Руководитель проектного офиса – руководитель структурного подразделения АО «Корпорация развития Тульской области», ответственный за разработку, внедрение, развитие методологии управления проектами, управление портфелем проектов, а также управление коммуникациями между участниками проектной деятельности.

Руководитель проекта – руководитель либо сотрудник профильного органа исполнительной власти Тульской области, либо подведомственного ему учреждения, назначаемый решением Совета для выполнения функций по планированию, реализации и управлению проектом.

Координатор проекта – сотрудник проектного офиса, назначаемый руководителем проектного офиса для выполнения функций по координации проекта, методологическому сопровождению проектной команды (группы) и рабочей группы, контроля за исполнением проекта.

Администратор проектного офиса — сотрудник проектного офиса, назначаемый руководителем проектного офиса для выполнения функций сбора и консолидации отчетности от Координаторов, а также обеспечения деятельности проектного офиса.

Целью деятельности проектного офиса является внедрение и развитие проектного управления в ОИВ ТО. Основные задачи проектного офиса:

    Разработка и поддержание в актуальном состоянии нормативно-регламентной, методологической базы проектной деятельности в ОИВ ТО. Ведение реестра проектных предложений для включения в портфель программ и проектов в ОИВ ТО. Координация проектной деятельности в ОИВ ТО. Ведение общего архива документов по управлению проектами и программами в ОИВ ТО. Контроль актуализации информации по проектам руководителями проектов в ОИВ ТО. Формирование сводных отчетов о ходе реализации программ и проектов в ОИВ ТО. Обучение всех участников проектной деятельности в ОИВ ТО. Обеспечение работы Совета.

Основные функции проектного офиса:

    Ведет реестр поручений Координационного совета и контролирует их своевременное и полное исполнение. Принимает, фиксирует (учитывает) и обрабатывает входящие проектные предложения. Ведет реестр проектных предложений. Ведёт централизованный реестр проектов, программ, портфелей проектов в ОИВ ТО. Разрабатывает методические материалы, нормативные правовые акты, инструкции, положения по проектной деятельности в ОИВ ТО. Поддерживает в актуальном состоянии методические материалы, нормативные правовые акты, инструкции, положения по проектной деятельности в ОИВ ТО. Организует обучение и обучает сотрудников проектного офиса. Организует обучение и обучает членов рабочих органов и рабочих групп проектов в ОИВ ТО. Консультирует участников проектных команд и рабочих групп по вопросам управления проектами, программами и портфелями проектов в ОИВ ТО. Сопровождает проекты, собирает отчетность, контролирует актуализацию информации по проектам руководителями проектов, введение информации в информационные системы. Формирует сводные отчеты о ходе реализации проектов (программ) или группе проектов (программ) в ОИВ ТО. Ведет общий архив документов по управлению проектами и программами в ОИВ ТО. Систематизирует и эскалирует вышестоящему руководству проблемы, возникающих в ходе реализации проектов и программ. Участвует в работе проектных команд (по решению министерства экономического развития Тульской области). Согласует проектные предложения, паспорта, а также сводные планы приоритетных проектов (программ), рассматривает вопросы соответствия представленных документов порядку организации проектной деятельности в Тульской области. Согласовывает кандидатуры руководителей и администраторов приоритетных проектов (программ) в ОИВ ТО, а также рассматривает вопросы соответствия указанных кандидатур квалификационным требованиям в сфере проектного управления. Представляет для утверждения в соответствии с Положением «Об организации проектной деятельности на территории Тульской области» составы проектных групп, общественно-деловых советов и экспертных групп приоритетных проектов (программ) в ОИВ ТО. Участвует во взаимодействии с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти Тульской области и органами местного самоуправления, государственными и иными организациями в мониторинге приоритетных проектов (программ), инициирует рассмотрение вопросов, требующих решения органами управления приоритетными проектами (программами), а также может направлять предложения в части организации реализации приоритетных проектов (программ) федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти Тульской области и участникам приоритетных проектов (программ). Обеспечивает проведение с участием заинтересованных органов исполнительной власти Тульской области оценок и иных контрольных мероприятий в отношении приоритетных проектов (программ) и итогов реализации приоритетных проектов (программ), а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения. Обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в ОИВ ТО, разрабатывает проекты методических рекомендаций по организации проектной деятельности, а также координирует деятельность по их применению. Согласовывает проекты актов органов исполнительной власти Тульской области, регламентирующих организацию проектной деятельности. Координирует формирование и развитие информационной системы управления проектами (ИСУП). Участвует в разработке, внедрении и развитии системы стимулирования государственных гражданских служащих, участвующих в проектной деятельности. Координирует работу по накоплению опыта и развитию профессиональной компетентности государственных служащих в сфере проектной деятельности. Осуществляет мониторинг внедрения и функционирования системы управления проектной деятельностью в органах исполнительной власти Тульской области, включая достижение соответствующих показателей деятельности проектным офисом, а также представляет соответствующие отчеты и предложения. Запрашивает у органов исполнительной власти Тульской области материалы и информацию по вопросам реализации проектов (программ). Осуществляет накопление и систематизацию опыта проектного управления в органах государственной власти Российской Федерации и за рубежом, осуществляет разработку типовых форм, планов, шаблонов, проектов, иных документов и соответствующих рекомендаций по их применению. Ведет реестр документации по проектному управлению по ранее реализованным приоритетным (программам) в ОИВ ТО. Обеспечивает системное развитие проектной методологии, участвует в подготовке проектов правовых актов в целях совершенствования проектного управления в ОИВ ТО. Формирует и развивает комплекс обучающих программ, осуществляет профильную подготовку кадров и проводит оценку компетенций в сфере проектного управления для целей участия в приоритетных проектах (программах) ОИВ ТО. Оказывает содействие в организации мониторинга проектов (программ) ОИВ ТО, проведении оценки и иных контрольных мероприятий, разработке рекомендаций по их итогам. Обеспечивает консультационную поддержку при разрешении сложных ситуаций в управлении проектами (программами) ОИВ ТО. Оказывает экспертную и консультационную поддержку внедрения и развития систем управления проектной деятельностью в органах исполнительной власти Тульской области. Выполняет иные функции, предусмотренные Положением «Об организации проектной деятельности на территории Тульской области».

Проектный офис имеет право:

    запрашивать в ОИВ ТО сведения и материалы, необходимые для выполнения возложенных на проектный офис задач; участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы, касающиеся реализации проектов, координируемых проектным офисом; вносить на рассмотрение Совета предложения по вопросам, относящимся к деятельности проектного офиса, повышению эффективности и результативности проектной деятельности ОИВ ТО с целью внедрения новых методов и подходов, применимых в проектном управлении, а также предложения по совершенствованию структуры проектного офиса и проектной деятельности ОИВ ТО; проводить семинары, совещания и заседания рабочих групп с сотрудниками ОИВ ТО по всем вопросам, находящимся в сфере компетенции проектного офиса.
Это интересно:  Когда лучше ходить в отпуск

Структура и состав проектного офиса утверждается Советом, исходя из условий и особенностей деятельности проектного офиса. Состав проектного офиса формируется из числа штатных сотрудников АО «Корпорация развития Тульской области», ОИВ ТО и подведомственных им учреждений. Состав проектного офиса формируется в зависимости от функций и организационной структуры проектного офиса и включает следующие направления и роли:

    Руководитель проектного офиса – организация, планирование и контроль деятельности проектного офиса; Координаторы проектов — административная и методологическая поддержка проектных и рабочих групп по реализации проектов, контроль за исполнением проектов; Администратор проектного офиса — административное обеспечение деятельности проектного офиса.

Сотрудники проектного офиса выполняют задачи и функции проектного офиса в соответствии с проектными ролями, распределенными между ними Руководителем проектного офиса.

Положение о проектном офисе

Коллектив автор
Валериановская средняя общеобразовательная школа

Положение о проектном офисе управления проектом (далее Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 №273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», локальными актами МОУ Валериановской школы (далее – образовательное учреждение) в рамках реализации мероприятия «Субсидии на поддержку проектов, связанных с инновациями в образовании» основного мероприятия «Содействие развитию общего образования» направления (подпрограммы) «Содействие развитию дошкольного и общего образования» государственной программы Российской Федерации «Развитие образования».

Категории статьи:

Статья также доступна (this article also available):

___________ 20__г. № __________

Положение о проектном офисе по управлению проектом

  1. Общие положения

1.1. Положение о проектном офисе управления проектом (далее Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 №273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», локальными актами МОУ Валериановской школы (далее – образовательное учреждение) в рамках реализации мероприятия «Субсидии на поддержку проектов, связанных с инновациями в образовании» основного мероприятия «Содействие развитию общего образования» направления (подпрограммы) «Содействие развитию дошкольного и общего образования» государственной программы Российской Федерации «Развитие образования».

1.2. Настоящее Положение устанавливает правовой статус, определяет цели и задачи, структуру, функции, права, обязанности и ответственность, взаимоотношения и связи Проектного офиса управления проектом.

1.3. Проектный офис находится в непосредственном подчинении руководителя образовательным учреждением. Создание, реорганизация и ликвидация Проектного офиса осуществляется приказом директора образовательного учреждения.

1.4. Общее руководство деятельностью Проектного офиса осуществляется директором образовательного учреждения, руководителем Проектного офиса.

1.5. В своей деятельности Проектный офис руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, внутренними локальными актами и настоящим Положением.

2.1. Основными целями Проектного офиса являются:

2.1.1. Обеспечение эффективной реализации, координации и управления проектом;

2.1.2. Совершенствование процедур взаимодействия в рамках реализации проекта.

2.2. Основными задачами Проектного офиса являются:

2.2.1. Разработка и поддержка в актуальном состоянии методологии ведения проекта, методологических и регламентирующих документов по взаимодействию в рамках реализации проекта;

2.2.2. Контроль соблюдения методологии, процедур, регламента управления проектом;

2.2.3. Обеспечение консолидированного управления проектом.

3.1. Поддержка управления проектом, включая:

3.1.1. Управление общими ресурсами проекта;

3.1.2. Определение и разработка методологии, стандартов управления проектом;

3.1.3. Поддержка в разрешении проблем, препятствующих осуществлению проекта;

3.1.4. Корректировка и подготовка проектной документации в случае изменения условий или бюджета проекта сверх утверждённого;

3.1.5. Мониторинг и текущий контроль соответствия выполнения проекта утверждённой документации;

3.1.6. Контроль достижений показателей результативности реализации проекта.

3.2. Составление отчётности по проекту:

3.2.1. Контроль соблюдения сроков отчётности по проекту;

3.2.2. Составление отчётности по форме, требуемой Министерством образования и науки РФ.

3.3. Подготовка Плана развития Проекта.

3.4. Подготовка проекта к завершению.

3.5. Обеспечение выполнения софинансирования плана мероприятий из внебюджетных средств по Программе.

4.1. Проектный офис в лице директора – руководителя Проектного офиса имеет право:

4.1.1. Запрашивать информацию и материалы для выполнения основных задач и функций Проектного офиса;

4.1.2. Привлекать в установленном порядке сотрудников образовательных учреждений ___________________ городского округа к работе при подготовке необходимых документов и материалов, необходимых для выполнения основных задач и функций Проектного офиса;

4.1.3. Выполнять в полном объёме функции в соответствии с настоящим Положением;

4.1.4. Обеспечивать ведение документации в установленном порядке.

4.2. Сотрудники Проектного офиса имеют права и обязанности, несут ответственность в соответствии с должностными инструкциями.

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных данным Положением задач и функций, а также за создание условий для эффективной работы своих подчинённых несёт руководитель Проектного офиса.

5.2. Ответственность сотрудников устанавливается их должностными инструкциями.

6.1. Проектный офис взаимодействует со всеми образовательными организациями исходя из возложенных на него задач, функций и полномочий.

6.2. Проектный офис осуществляет сотрудничество с организациями и учреждениями, органами власти в пределах предоставляемых полномочий.

Положение и регламент управления проектами компании

1. Общие положения

Настоящий документ описывает общие положения и технологию ведения проектов Компании.

Документ является обязательным для изучения и исполнения всеми сотрудниками компании.

Документ содержит три основных раздела:

  1. Общие принципы, закладываемые в положение и технологию;
  2. Роли — Зоны ответственности, выделяемые в управлении проектами;
  3. Стандарт управления проектом.

2. Общие принципы

2.1. Цели настоящего положения

Целями разработки и внедрения настоящего положения являются:

  1. Повышение прозрачности хода реализации проектов для руководителей и заинтересованных сотрудников компании;
  2. Накопление и распространение опыта и знаний, получаемых в ходе реализации проекта от участников проекта другим сотрудникам компании;
  3. Повышение качества выполняемых работ по проектам компании;
  4. Адекватная оценка вклада каждого участника в результаты проектов;
  5. Повышение производительности выполняемых работ, создание возможности для выполнения большего количества проектов;
  6. Повышение экономической эффективности проектных работ;
  7. Внедрение инструментов материального стимулирования, позволяющих повысить заинтересованность участников в успешной реализации проектов.

2.2. Границы применения настоящего положения

Область применения настоящего положения:

От начала выполнения проектов компании до завершения выполнения проектов компании.

В область применения не входят:

  1. Принятие решений о необходимости и выполнении проектов;
  2. Выбор руководителя и участников проекта;
  3. Предпроектное исследование (разработка общего видения целей и задач проекта);
  4. Разработка факторов риска и средств по борьбе с ними;
  5. Оперативное управление решением задач проекта (в том числе координация работ с внешними группами).
  • Контрагент;
  • Задача (предварительное понимание задачи);
  • Назначенный руководитель проекта;
  • Предварительный состав участников проекта.
  • Завершенные работы;
  • Подготовленная отчетная документация.

2.3. Модель управления проектами компании (критерии выбора решений)

В настоящем документе как базовая предлагается следующая модель управления проектами.

1. Выделение только трех фаз проекта:

2. Выделение четырех важнейших подсистем управления:

  • Управление результатами;
  • Управление временем и работами;
  • Управление знаниями;
  • Управление затратами.

Выбор вышеуказанных элементов является экспертным мнением автора. Исходной посылкой является то, что необходимо отработать важнейшие элементы проектной технологии. В дальнейшем возможно расширение используемых инструментов и технологий.

Как дополнительная выделяется подсистема управления качеством.

В рамках всех выделенных выше подсистем должны быть разработаны регламентные действия в случае возникновения отклонений в реализации проекта.

В качестве экспертных идей настоящего положения предлагаются следующие:

  1. Минимизация документов по ведению проектов;
  2. Выделение главных инструментов в каждой из подсистем управления, а именно одна подсистема — один важнейший документ.

В основу реализации модели управления проектами заложены следующие ключевые тезисы:

  1. Технологические особенности бизнеса компании;
  2. Организационное разделение ответственности между задачами целеполагания и выполнения работ по достижению поставленных целей;
  3. Одна подсистема управления — один главный инструмент (но не единственный);
  4. Документирование значимых для реализации проекта событий и результатов;
  5. Основные знания компании выражаются в следующем:
    • Порядок работ (внутренний );
    • Шаблоны используемых документов по проекту;
    • наработки (конфигурации, настройки ).
  6. Экспертный контроль реализации проектов.

3. Роли — зоны ответственности

Роли (зоны ответственности) описываются следующими понятиями:

Ответственность за результат — выполнение работ и принятие решений по использованию доступных ресурсов, направленных на достижение выделяемого результата.

Ответственность за ресурсы — принятие решений по использованию доступных (выделяемых) ресурсов, в рамках бюджета проекта.

Ответственность выражается в следующих формах:

  1. Действия;
  2. Принятие решений;
  3. Утверждение — право высказывания мнения и влияние на принятие определенных решений;
  4. Контроль — проверка соответствия результата определенным требованиям.

В настоящее время в компании выделяются следующие роли (представлены в виде краткого описания):

  1. Руководитель компании
    Отвечает за утверждение ключевых событий по проекту (результатов проектов, сметы затрат). Управление отклонениями в реализации проектов (утверждение и принятие решений по нестандартным ситуациям);
  2. Директор по качеству
    Отвечает за разработку и реализацию требований к системе управления проектами (в виде норм, положений, процедур, документов, методик, инструкций и стандартов, регламентирующих бизнес и поведение пользователя, норм корпоративной этики, правил поведения), соблюдение разработанных норм и аудит системы управления проектами;
  3. Руководитель направления компании
    Отвечает за инициирование проектов, финансовые и стратегические результаты деятельности своего направления;
  4. Менеджер проекта
    Отвечает за достижение выделяемых целей проекта, результативное и экономически эффективное использование ресурсов проекта (человеческих и материальных). Контролирует отклонения в реализации проектов;
  5. Эксперт компании
    Отвечает за выбираемые методы и технологии, качество выполнения проектных работ специалистами соответствующей предметной области. Возможно, выделение одного и более экспертов проекта;
  6. Специалист
    Отвечает за выполнение проектных работ и результатов (задач, поставленных менеджером проекта);
  7. Менеджер по качеству
    Отвечает за контроль соблюдения требований нормативной документации компании.
Это интересно:  Должностные обязанности прораба строительных и монтажных работ

4. Стандарт управления проектом

4.1. Структура проектов

В настоящем стандарте рассматриваются правила управления проектами следующих типов:

  1. Внутренние проекты — цели лежат в области развития компании и направлений деятельности компании;
  2. Внешние проекты — развитие (услуги для) клиентов компании.

Каждый проект может включать одного и более участников. Если число участников не совпадает с числом утвержденных ролей проекта, все функции распределяются между исполнителями ролей руководителем направления.

4.2. Подсистемы управления проектом

Как наиболее важные выделяем следующие подсистемы управления:

  1. Управление результатами;
  2. Управление работами и временем;
  3. Управление знаниями;
  4. Управление затратами;
  5. Управление качеством — техническая подсистема, включаемая для упорядочивания (контроля качества) ведения документов по проекту.

4.3. Принципы регламента

Как отмечено выше, основной принцип — это использование главного инструмента в каждой из подсистем управления проектом. Также рассматривается подсистема управления качеством как область технического ведения документации по проекту.

Главными инструментами являются следующие документы (см. рис):

  1. Резюме проекта;
  2. Спецификация результатов;
  3. ;
  4. Смета затрат;
  5. Экспертиза проекта.

Контроль отклонений от запланированных результатов в процессе реализации каждого этапа и фазы проекта (осуществляемый менеджером проекта) ведется по разработанной на предпроектной стадии схеме (правилам, предписанным действиям), которая должна быть отражена в регламенте по следующим аспектам:

  • Форма извещения об отклонении;
  • Ответственное лицо за принятие решения по отклонениям;
  • Схема передачи извещения об отклонениях;
  • Сроки передачи извещения об отклонениях;
  • Инициатор рассмотрения извещения об отклонениях;
  • Форма рассмотрения извещения об отклонениях;
  • Список ролевых участников рассмотрения извещения об отклонениях;
  • Сроки принятия решения по отклонениям.

Отчетный документ рабочего совещания по отклонениям — Протокол совещания — хранится в папке «События, связанные с проектом».

По каждому регламентному действию обязательно указываются:

  • Ответственный;
  • Требования к срокам выполнения;
  • Наименование и статус исходящего документа.

Чтобы не перегружать регламента столбцами, рекомендуется в описании действия по передаче документа указать респондента, в требованиях к срокам выполнения указать наименование документа, являющегося инициирующим для этого действия.

Далее представлены характеристики каждой подсистемы управления проектом.

Подсистема Управление результатами

Под управлением результатами понимается область измерения и достижения целей проектов, которые описываются измеряемыми результатами на каждом этапе и фазе проекта.

Основной инструмент подсистемы — спецификация результатов. Спецификация — это всестороннее описание результатов, которые соответствуют поставленным целям и обладают измеримостью.

  1. Инициирование проекта
    При инициировании проекта формируется первоначальная спецификация.
    Основная задача — корректно сформулированный результат, актуальный до начала выполнения проекта.
    Также здесь формируется раздел, описывающий запланированные результаты этапов работы (формируется руководителем проекта);
  2. Выполнение проекта
    Основная задача — актуализация спецификации, её расширение и изменение.
    Отражение факта достижения выделенных результатов, вклад каждого участника проекта;
  3. Завершение проекта
    Основная задача — подведение итогов и выделение достижений команды и каждого участника проекта.
Подсистема Управление временем и работами

Под управлением временем и работами понимается комплекс работ по определению оптимального перечня задач и решений, связанных с загрузкой исполнителей в проекте.

Основной инструмент подсистемы — внутренний проекта. Внутренний, потому что отражающий реальные задачи (в техническом задании для клиента может быть отражена обобщенная программа работ, не всегда включающая реальные работы). Далее просто .

содержит описание иерархии и последовательности выполнения действий, необходимых для реализации проекта работ, а также фактически выполненные работы.

  1. Этап/Задача/ Работа;
  2. Участник (и) (исполнитель и ответственный);
  3. Дата, время плановое;
  4. Дата, время фактическое;
  5. Дата завершения работ (ориентировочная);
  6. Причины отклонений.
  1. Инициирование проекта
    В момент инициирования проекта формируется нормативный .
    Основная задача — получение максимально подробно прописанной иерархии работ;
  2. Выполнение проекта
    Основная задача — отражение задач проекта в конкретизированные планы работ участников проекта, ведение учета фактически затраченного времени. Отражение причин отклонений;
  3. Завершение проекта
    Основная задача — подведение итогов и систематизация причин возникших отклонений.
Подсистема Управление затратами

Под управлением затратами понимается комплекс работ по выбору и принятию решений, связанных с расходами, возникающих в ходе реализации проекта.
Основной инструмент подсистемы — смета затрат.

  1. Инициирование проекта
    Формируется плановая смета затрат.
    Основная задача — адекватная прогнозная оценка затрат, связанных с реализацией проекта;
  2. Выполнение проекта
    Отражение факта понесенных затрат, расширение плановой части сметы;
  3. Завершение проекта
    Подведение финансовых итогов проекта. Формирование результирующего отчета.
Подсистема Управление знаниями

Под управлением знаниями понимается область используемых методов и технологий.

Основной инструмент подсистемы:

  1. Инструменты предыдущих подсистем;
  2. Используемые документы (рабочие и отчетные);
  3. Используемые средства (ПАС);
  4. Документ — Экспертиза проекта.
  1. Инициирование проекта
    Формируется перечень используемых документов и ПАС, ссылки на проекты, инструменты которых можно взять за основу разработки нормативных.
    Также формируется документ экспертиза проекта с выделением событий, которые надо «экспертировать».
    Форма для документов и ПАС: Наименование, Назначение, Есть ли в наличии — где.
    Форма для инструментов: Перечень проектов, контактных лиц;
  2. Выполнение проекта
    Для утверждения каждого этапа проекта привлекается эксперт (эксперты).
    Основная задача — анализ решений и результатов этапа до его завершения и отражение результатов экспертного анализа в документе Экспертиза проекта. Рекомендации экспертизы — являются обязательными для исполнения в проекте.
    События, которые необходимо экспертировать, определяются на этапе инициирования проекта;
  3. Завершение проекта
    Сбор и обобщение материалов, размещение их на хранение.
    Подготовка Резюмирующего раздела документа экспертиза проекта.
Подсистема Управления качеством

Рассматриваемая подсистема направлена на контроль соблюдения требований документации проектов и прочих регламентных действий.

В рамках настоящей системы выделяются требования по ведению:

  1. Проектной документации, описанной выше;
  2. Формальной документации, связанной с реализацией проекта (подробно рассматривается в регламенте ведения документации).
  1. Документ — Резюме проекта;
  2. Регламент ведения документации.

5. Регламент ведения документации

5.1. Управление результатами

Цель управления рассматриваемой областью — обеспечение достижения целей и задач поддержанием спецификаций результатов проекта в актуальном состоянии (контроль над взаимным соответствием целей, задач и спецификации проекта, контроль над выполнением установленных значений параметров общих и поэтапных результатов проекта).

Регламентные действия
Действия Ответственный Требования к срокам Документ Статус документа
Инициирование проекта
Подготовить резюме проекта Руководитель направления После принятия решения Резюме проекта На согласование
Довести до сведения руководителя компании Руководитель направления В течение часа после завершения подготовки документа Резюме проекта Согласован
Подготовить спецификацию результатов проекта Руководитель направления В течение дня после получения резюме проекта Спецификация результатов На утверждение
Подготовить спецификацию результатов этапов проекта Менеджер проекта В течение дня после получения резюме проекта Спецификация результатов На утверждение
Утверждение спецификации результатов Руководитель направления В течение часа после получения Спецификация результатов На согласование
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании Менеджер по качеству В течение часа после получения Спецификация результатов, резюме проекта Согласован
Утверждение спецификации результатов Руководитель компании После получения, по мере возможности Спецификация результатов, резюме проекта Утвержден
Размещение на хранение, информирование участников проекта Менеджер по качеству В течение двух часов после получения Спецификация результатов, резюме проекта Результирующий
Выполнение проекта
Внесение сведений о поэтапных вкладах и достижениях запланированных результатов Менеджер проекта На усмотрение менеджера (не реже 1 раза в неделю). Спецификация результатов Актуальный
Внесение сведений о вкладе и достижениях каждого участника проекта Менеджер проекта На усмотрение менеджера (не реже 1 раза в неделю). Спецификация результатов Актуальный
Завершение проекта
Подготовка раздела отчета, связанного с достижением/ не достижением целей проекта Руководитель направления В течение недели после завершения проекта, если не оговорена срочность исполнения Спецификация результатов На согласование
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании Менеджер по качеству В течение часа после получения Спецификация результатов Согласован
Размещение на хранение, информирование участников проекта Менеджер по качеству В течение двух часов после проверки соблюдения требований к нормативной документации Спецификация результатов Результирующий
Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

  1. Руководитель направления;
  2. Менеджер проекта;
  3. Эксперт проекта № 1;
  4. Эксперт проекта № 2.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

5.2. Управление работами и временем

Регламентные действия
Действия Ответственный Требования к срокам Документ Статус документа
Инициирование проекта
Разработка внутреннего работ Менеджер проекта После подготовки спецификации результатов Внутренний На рассмотрение
Рассмотрение внутреннего , внесение корректив и замечаний Руководитель направления В течение дня после получения документа Внутренний Рассмотрен
Передача рассмотренного внутреннего на доработку менеджеру проекта Руководитель направления По завершении рассмотрения внутреннего Внутренний Рассмотрен
Разработка плана загрузки ресурсов проекта на основе формы внутреннего Менеджер проекта После получения внутреннего с замечаниями Внутренний Актуальный
Передача внутреннего работ на экспертизу Менеджер проекта По завершении разработки Внутренний На экспертизу
Экспертиза внутреннего работ Эксперт В течение дня после получения Внутренний Согласован
Передача внутреннего работ на утверждение руководителю направления Эксперт По завершении экспертизы Внутренний На утверждение
Утверждение внутреннего Руководитель направления В течение часа после получения документа Внутренний Утвержден
Передача документа на контроль качества документации Руководитель направления В течение часа после получения утвержденного документа Внутренний Утвержден
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании Менеджер по качеству В течение часа после получения Внутренний Согласован
Размещение на хранение, информирование участников проекта Менеджер по качеству В течение двух часов после проверки Внутренний Результирующий
Выполнение проекта
Формирование еженедельного плана работ по каждому участнику проекта Менеджер проекта Не позднее 17:30 пятницы предыдущей недели Внутренний Актуальный
Отражение фактического выполнения плана Менеджер проекта До 17:30 пятницы отчетной недели Внутренний Актуальный
Завершение проекта
Завершающая обработка внутреннего Руководитель направления В течение недели после завершения проекта, если не оговорена срочность исполнения Внутренний На согласование
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании Менеджер по качеству В течение двух часов после получения Внутренний Согласован
Размещение на хранение, информирование участников проекта Менеджер по качеству В течение двух часов после проверки соблюдения требований к нормативной документации Внутренний Результирующий
Это интересно:  Договор с перевозчиком на перевозку груза
Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

  1. Руководитель направления;
  2. Менеджер проекта;
  3. Эксперт проекта № 1;
  4. Эксперт проекта № 2.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

5.3. Управление затратами

Цель управления рассматриваемой областью — прогнозирование и минимизация расходов по проекту.

Регламентные действия
Действия Ответственный Требования к срокам Документ Статус документа
Инициирование проекта
Подготовка плановой сметы затрат Руководитель направления После подготовки Плановая смета затрат На согласование, ДСП
Уточнение плановой сметы затрат Менеджер проекта В течение двух часов после получения Плановая смета затрат На согласование, ДСП
Передача плановой сметы затрат на утверждение Руководителю компании Руководитель направления После уточнения сметы затрат менеджером проекта Плановая смета затрат На утверждение, ДСП
Утверждение плановой сметы затрат Руководитель компании По мере возможности Утвержденная плановая смета затрат Утвержден, ДСП
Выполнение проекта
Формирование отчетной части. Внесение корректив в смету. Менеджер проекта До 17:30 пятницы отчетной недели Смета затрат Актуальный, ДСП
Завершение проекта
Завершающая обработка документа Менеджер проекта В течение недели после завершения проекта Смета затрат Актуальный, ДСП
Довести до сведения руководителя направления Менеджер проекта В течение часа после завершения обработки документа Смета затрат На согласование, ДСП
Экспертиза сметы затрат Руководитель направления В течение часов после получения Смета затрат Согласован, ДСП
Передача проверенной сметы затрат на утверждение Руководителю компании Руководитель направления По окончании экспертизы Смета затрат На утверждение, ДСП
Подведение итогов Руководитель компании По мере возможности Смета затрат Утвержден, ДСП
Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

  1. Руководитель направления;
  2. Руководитель компании;
  3. Менеджер проекта.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

5.4. Управление знаниями

Цель управления рассматриваемой областью — обеспечение проекта необходимыми методами и технологиями.

Регламентные действия
Действия Ответственный Требования к срокам Документ Статус документа
Инициирование проекта
Подготовить перечень используемых документов и ПАС, ссылки на проекты, инструменты которых можно взять за основу разработки нормативных Руководитель направления После утверждения работ Перечень используемых документов и ПАС На согласование
Довести до сведения руководителя компании Руководитель направления После завершения подготовки перечня Перечень используемых документов и ПАС На согласование
Подготовка перечня событий, подлежащих экспертизе, для формирования документа экспертиза проекта Руководитель направления После согласования перечня используемых документов и ПАС Экспертиза проекта Актуальный
Передача экспертизы проекта на контроль менеджеру по качеству Руководитель направления После завершения подготовки экспертизы проекта Экспертиза проекта На согласование
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании Менеджер по качеству В течение двух часов после получения Экспертиза проекта Согласован
Размещение на хранение, информирование участников проекта Менеджер по качеству В течение двух часов после проверки соблюдения требований к нормативной документации Экспертиза проекта Результирующий
Выполнение проекта
Подготовка рекомендаций экспертов по каждому этапу проекта, в соответствии с планом работ Эксперт (ы) В течение дня после получения материалов Экспертиза проекта (с внесенными изменениями) Актуальный
Передача подготовленных рекомендаций менеджеру проекта для ознакомления и обсуждения Эксперт (ы) После завершения подготовки рекомендаций Экспертиза проекта (с внесенными изменениями) На согласование
Анализ решений и результатов экспертного анализа и отражение в экспертизе проекта Менеджер проекта По мере необходимости Экспертиза проекта На согласование
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании Менеджер по качеству В течение двух часов после получения Экспертиза проекта Согласован
Размещение на хранение, информирование участников проекта Менеджер по качеству В течение двух часов после проверки соблюдения требований к нормативной документации Экспертиза проекта Результирующий
Завершение проекта
Сбор и обобщение материалов, передача руководителю направления Менеджер проекта В течение недели по окончании проекта На согласование
Подготовка Резюмирующего раздела документа экспертиза проекта Руководитель направления В течение недели по окончании проекта Экспертиза проекта Актуальный
Передача экспертизы проекта на экспертизу Руководитель направления В течение часа после завершения подготовки документа Экспертиза проекта На экспертизу
Дополнение резюмирующего раздела экспертизы проекта экспертным мнением Эксперт (ы) В течение трех дней после получения материалов Экспертиза проекта, дополненная мнением экспертов Актуальный
Передача экспертизы проекта менеджеру по качеству Эксперт (ы) После корректировки экспертизы проекта Экспертиза проекта, дополненная мнением экспертов На согласование
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании Менеджер по качеству В течение одного дня после получения Экспертиза проекта, дополненная мнением экспертов Согласован
Размещение на хранение, информирование участников проекта Менеджер по качеству В течение одного дня после получения Экспертиза проекта, дополненная мнением экспертов Результирующий
Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

  1. Руководитель направления;
  2. Менеджер проекта;
  3. Эксперт проекта № 1;
  4. Эксперт проекта № 2.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

5.5. Управление качеством

Цель управления рассматриваемой областью — контроль и повышение качества ведения проектной документации, формирование корпоративного стиля работы (высокая дисциплина, ответственность каждого за свою работу, стремление к высокому коллективному результату ).

Регламентные действия
Действия Ответственный Требования к срокам Документ Статус документа
Инициирование проекта
Актуализация требований по ведению проектной и формальной документации, связанной с реализацией проекта Директор по качеству По мере необходимости СТП Актуальный
Корректировка Регламента ведения документации в соответствии с установленными требованиями, Менеджер по качеству В течение дня после получения изменений требований по ведению документации Регламент ведения документации Актуальный
Передача актуализированного Регламента ведения документации на согласование Директору по качеству Менеджер по качеству После завершения корректировки Регламента ведения документации Регламент ведения документации На согласование
Ознакомление с Регламентом ведения документации Директор по качеству В течение дня после получения Регламента ведения документации Регламент ведения документации Согласован
Формирование (актуализация) балльной шкалы оценок регламентных действий Директор по качеству В течение дня после получения Регламент ведения документации На утверждение
Утверждение балльной шкалы оценок Руководитель компании По мере возможности Регламент ведения документации Утвержден
Размещение актуализированных документов Менеджер по качеству В течение часов после получения Комплект подготовленных документов Результирующий
Выполнение проекта
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании, заполнение журнала несоответствий Менеджер по качеству По мере поступления документов на контроль Журнал несоответствий проектной документации, часть 1 Актуальный
Текущий анализ несоответствий Директор по качеству До 17:30 пятницы отчетной недели Журнал несоответствий проектной документации, часть 1 Актуальный
Завершение проекта
Итоговый анализ качества ведения проектной документации и эффективности информационного обмена в рамках проекта Директор по качеству В течение недели после завершения проекта Журнал несоответствий (заполнена часть 2) Результирующий
Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

  1. Директор по качеству;
  2. Менеджер по качеству.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

Статья написана по материалам сайтов: pandia.ru, sovman.ru, www.businessstudio.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector