+7 (499) 928-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Виды контроля в управлении

Читайте также:

  1. Cтатья 353. Государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
  2. I.Формы государственного управления
  3. II семестр – срок сдачи контрольных работ до 1 апреля текущего учебного года.
  4. II. Особенности ношения предметов военной формы одежды
  5. II. Речь — функция головного мозга
  6. III. Здравый смысл и формы заблуждений
  7. III. КОНТРОЛЬ ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ КУРСА 1 страница
  8. III. КОНТРОЛЬ ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ КУРСА 2 страница
  9. III. КОНТРОЛЬ ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ КУРСА 3 страница
  10. III. Формы контроля
  11. III. Функция интеграции и социального общения
  12. III. Язык и речь. Формы существования языка и речи. Специфика устной и письменной речи.

Концепция контроля на предприятии тесно связана с концепцией планирования. Если рассматривать отдельные цели планирования, то становится понятно, что в их достижении контроль играет важную роль. Еще более явным становится значение контроля, если учесть, что большинство запланированных действий отличаются неопределенностью, к тому же и субъективностью работников, которые занимаются планированием, поэтому при формировании целей могут быть отклонения от намеченных данных. В такой ситуации руководителям предприятия, его подразделений важно знать, какие же отклонения от плана могут появиться и по каким причинам. Эта информация дает возможность следить за планомерным управлением всего, что происходит. С этой точки зрения контроль представляется как упорядоченный и непрерывный процесс обработки информации для выявления отклонений между плановыми и другими величинами, а также для анализа этих отклонений. Существуют и другие определения контроля.

Контроль— это вид управленческой деятельности по обеспечению процесса, при помощи которого руководство предприятия определяет, насколько правильные его управленческие решения, а также направления осуществления необходимых коррективов. Основным заданием контроля является обеспечение достижения целей организации. Когда речь идет о ВЕМ предприятии, то, в первую очередь, обеспечивается достижение кратко- и среднесрочных планов предприятия. Объективность и необходимость контроля как функции управления деятельностью подразделений определяются действием ряда факторов:

· неопределенностью среды (изменением структуры организации деятельности объекта ведения хозяйства; изменением состава работников; воздействием внешних факторов);

· опасностью возникновения кризисных ситуаций;

· целесообразностью поддержки успеха организаций;

· давлением со стороны конкурентов и др.

На уровне подразделений основным заданием контроля является обеспечение выпуска высококачественной и комплектной продукции, которая отвечает стандартам и техническим условиям (для основного и вспомогательного производства), предоставления надлежащих услуг, выполнения работ, которые отвечают потребностям предприятия (для обслуживающих подразделений).

На уровне предприятия различают контроль качества продукции, контроль трудовой дисциплины и контроль текущих расходов.

В зависимости от вида контроля выделяют такие его формы:

1. По назначению:

Технический контроль качества продукции различается:

входной — определяет соответствие сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих, что поступило, требованиям научно-технической документации (контроль комплектности, оформление документации, маркирование продукции);

предыдущий — с целью предотвращения поступления в производство бракованных предметов труда; он заключается в проверке качества сырья, материалов и т.д. до начала их отработки;

промежуточный (пооперационный и групповой) — осуществляется в процессе изготовления любого объекта по отдельным операциям: пооперационный (проверка после каждой операции), групповой ( после нескольких операций);

заключительный осуществляется при приеме готовых изделий для выявления некачественной продукции (сопровождается испытанием, определением соответствия стандартам);

2. По месту выполнения контроля:

стационарный – осуществляется на специально оборудованном постоянном рабочем месте контролера, куда поставляются объекты контроля;

подвижной — осуществляется на рабочем месте, где выполняются операции.

3. По степени охвата:

сплошной — проверяется все без исключения объекты контроля одного наименования;

выборочный — проверяется часть объектов;

инспекционный — подлежит продукция, в которой изъят ранее обнаруженный брак;

— самоконтроль — дается отделом технического контроля в случае, если подразделение в течение длительного времени стабильно сдает продукцию данному отделу по первому требованию.

4. Контроль трудовой дисциплины по времени:

— текущий — осуществляется руководителями соответствующих подразделений с целью предотвращения возможных отклонений от норм трудовой дисциплины;

— периодический — с целью выявления отклонений от норм трудовой дисциплины и их исправления (корректирование);

— выборочный – некоторых работников подразделения;

5. Контроль текущих расходов по времени:

— текущий — осуществляется ежесуточно с целью учета расходов материалов, инструмента, сырья и тому подобное;

— плановый — осуществляется согласно плану-графику для выявления недостач;

— дополнительный — с целью выявления, ликвидированы ли допущенные промахи в работе.

6. Другими формами контроля в зависимости от определенных признаков могут быть:

39. Основные виды контроля в управлении.

Прежде всего, выделим два вида контроля – стратегический (или управленческий) и тактический (или административный).

Стратегический, или управленческий, контроль направлен на решение стратегических задач и тесно связан, естественно, со стратегическим планированием и управлением.

Тактический, или административный, контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ, планов.

Выделяют также предварительный, текущий и заключительный контроль в организациях.

Предварительный контроль – это введение в практику организации определенных правил, процедур и линий поведения. Они вырабатываются для обеспечения выполнения плана (должностные инструкции, основные цели и т.п.). Объектами являются: 1. человеческие ресурсы. Здесь контроль осуществляется на основе анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей; 2. материальные ресурсы. Контроль материальных ресурсов осуществляется на основе определения стандартов минимально допустимого уровня качества. Метод – обеспечение необходимых запасов на складе; 3. финансовые ресурсы – подвергаются предварительному контролю на основе текущего финансового плана. Бюджет устанавливает пределы затрат, не позволяет исчерпать все ресурсы, пока не достигнуты цели.

Текущий контроль – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль является основной функцией непосредственного начальника. Текущий контроль основывается на измерении фактических результатов работы. Обратная связь при текущем контроле – сообщение начальником подчиненным об их ошибках.

Заключительный контроль — осуществляется после того, как работа выполнена. Сразу после завершения какой-либо деятельности фактически полученные результаты сравниваются с назначенными результатами. Функции заключительного контроля: 1. он дает информацию, необходимую для планировании дальнейших действий; 2. обеспечивает измерение результативности и определяет размер вознаграждения сотрудников.

40. Характеристика этапов процесса контроля в управлении.

Любая процедура контроля состоит из трех этапов:

1. выработка стандартов и критериев, т.е. определение конкретных целей, степень приближения к который поддается измерению. Причем стандарты, используемые для контроля должны быть выбраны из многочисленных целей организации. Причем цели, которые могут быть выбраны в качестве стандарта должны обладать следующими требованиями: 1. иметь временные рамки, в которых должна быть выполнена работа; 2. иметь конкретный критерий, по которому можно оценить степень выполнения работы. Все вместе – это показатель результативности. Он точно определяет, что должно быть получено при достижении цели.

2. сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Менеджер должен выявить на сколько достигнуты результаты соответствующие его ожиданиям, выявляются отклонения. Одной из важных черт хорошего стандарта системы контроля является реалистичные допуски параметров цели. Для проведения измерения результатов необходимо выбрать единицу контроля. Должно соблюдаться требование скорости и частоты измерений.

Необходимо учитывать необходимость передачи и распространения информации. Чтобы система контроля была эффективной необходимо доводить до сведения сотрудников установленные стандарты и результаты деятельности.

Затем менеджер определяет степень нужности и важности полученной информации. Важной информацией является такая, которая необходима для принятия решения и, кроме того, соответствует ли она действительности.

3. принятие необходимых корректирующих действий: 1. ничего не предпринимать – следует в том случае, если сопоставление фактических результатов со стандартами показывает, что установленные цели достигнуты. Но при этом измерения необходимо продолжать; 2. устранить отклонения – если оценки свидетельствуют, что величина отклонения превысила допустимый уровень; 3. пересмотр стандартов – это необходимо, если стандарты и планы являются не достаточно обоснованными, нереалистичными.

Виды контроля в менеджменте

Контроль как управленческая деятельность сводится к сопоставлению менеджером двух результатов — результата, установленного планами работы организации и фактически полученного результата. Контрольная деятельность всегда направлена на выше рассмотренные объекты управления. Как нам известно, вид деятельности представляет собой конкретную задачу управления. Каждая задача контроля имеет свое назначение и интегрируется с другими задачами в системе управления. Если этого не было, то среди работников аппарата управления невозможно было бы провести эффективное разделение труда. А это приводит к дублированию работ и появлению так называемых «ничейных» задач.

Контроль над поведением объекта имеет свое назначение и временной интервал его осуществления. Поэтому контроль как вид деятельности может быть классифицирован по двум признакам — назначению и времени осуществления.

По назначению можно выделить следующие виды контроля:

Различаются эти виды контроля только отношением к контролируемому объекту или процессу.

Линейный контроль. Значительная доля задач контроля выражена отношением «подчиненный-начальник». Они устанавливают обратную связь после того, как принято управленческое решение, и наступил этап его выполнения. Оценка результата принятого руководством решения выполняется, прежде всего, с помощью задач контроля. Контролю также подлежат действия исполнителя решения не только с точки зрения эффективности его действий, но и осуществления этих действий. Исполнители очень часто под действием личных мотивов могут вообще не выполнять принятые решение. Поэтому руководитель должен помнить, что «реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления». Каждое принимаемое руководителем решение требует соответствующего ему контроля над исполнением его подчиненными. А для этого руководитель должен наладить линейный контроль.

Это интересно:  Как определить рыночную стоимость земельного участка

Функциональный контроль. Организации широко используют различные виды функционального контроля: производственный, финансовый, маркетинговый, нормоконтроль, кадровый, экспедиторский.

Объектами функционального контроля являются конкретные функции, по который контролируются важнейшие экономические показатели. Например, в финансовом контроле в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, затраты производства и их отношения к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. [7]

Процесс решения задач функционального контроля заключается в сравнении определенных показателей результативности со стандартами (нормами). Результат их решения выражается в установлении величины отклонения результирующего показателя относительно планового стандарта. Большинство задач этого типа решается на основе учетной информации, в отличие от задач линейного контроля, которые в основном используют информацию наблюдения. Распространение результирующей информации происходит как по вертикали (снизу вверх), так и по горизонтали (объект-контролер). [4]

Операционный контроль. Основной целью операционного контроля является обеспечение движения продукта на предприятии в соответствии с календарной производственной программой и доставка продукта потребителю в назначенный срок.

Задачи операционного контроля в основном обеспечивают два главных направления в производственном процессе:

  • а) контроль осуществления производственного процесса изготовления продукции в соответствии с календарными производственными программами и технологическими параметрами (диспетчерский контроль);
  • б) контроль качества выпускаемой продукции на всех стадиях производственного процесса, начиная с контроля качества используемого сырья и материалов и заканчивая определением соответствия произведенного продукта техническим характеристикам и параметрам в ходе испытаний, эксплуатации и послепродажного обслуживания.

Кроме основных видов, операционный контроль используется и в других функциональных подсистемах. Например, контроль оплаты текущих счетов, контроль поступления денежных средств на счета предприятия и др.

Объектом контроля являются отдельные операции какого-либо процесса, протекающего в рамках организации.

Время осуществления контроля.

По признаку времени решения задач контроль можно разделить на три основных вида:

  • а) предварительный контроль, осуществляемый до фактического начала работ;
  • б) текущий контроль, осуществляемый непосредственно в ходе проведения работ;
  • в) заключительный контроль, осуществляемый либо сразу по завершении контролируемой работы, либо по истечении периода времени, определенного заранее.

Эти виды контроля схожи, но различаются только временем осуществления.

Это обстоятельство станет более понятным после краткого ознакомления с выделенными видами контроля.

Предварительный контроль тесно переплетается с другими функциями (планированием, анализом) и поэтому бывает очень трудно определить состав задач, отнесенных к данному виду контроля. Сложность выявления задач объясняется спецификой процесса предварительного контроля. Это проявляется в следующем:

-контроль осуществляется не на стадии выполнения плановых заданий или распоряжений руководства, а на стадии планирования, организации, разработки проектов и др.;

  • — контроль выражается не в сопоставлении текущего состояния со стандартами, а в соблюдении определенных правил, норм, ограничений, требований, процедур поведения. Их строгое соблюдение при разработке программ деятельности, оргструктур управления и др. — это способ контроля эффективного выполнения всей работы;
  • — контроль осуществляет не специальный контролер или вышестоящий руководитель, а непосредственно исполнитель проекта путем соблюдения правил.

На предприятиях предварительный контроль используется в следующих видах деятельности: разработке различных проектов (планы, оргструктуры управления и т. п.), в подборе человеческих ресурсов, поиске финансовых ресурсов, определении материальных ресурсов. Например, проведение собеседований (контроль уровня квалификации) при приеме работников на предприятие, предварительный контроль сырья, материалов, комплектующих непосредственно у поставщика или определение стандартов на поставляемые материалы. Разработка оргструктуры управления требует соблюдения определенных правил и норм.

Предварительный контроль включает в себя в основном задачи общего характера, которые относятся к экспедиторскому, линейному и функциональному контролю.

Текущий контроль направлен на выявление отклонений непосредственно в ходе осуществления процесса выполнения работ.

Сферой его применения являются процессы выполнения управленческих решений и диспетчирование осуществления производственного процесса. Текущий контроль большей частью охватывает частные задачи и является прерогативой начальников, контролирующих работу своих подчиненных. Он используется в следующих областях управления:

  • · контроль исполнения решений;
  • · проведение пооперационного контроля в технологическом процессе производства продукции;
  • · обеспечение обратной связи в коммуникациях;
  • · определение изменений во внешней среде — конкуренции, законодательстве, культурной среде, экономике и др.;
  • · процесс адаптации организации к происходящим изменениям и усовершенствование деятельности.

Текущий контроль может проводиться как во время выполнения работы (пооперационный контроль), так и для измерения фактических результатов, полученных после проведения работ, направленных на достижение целей (линейный контроль). Это наиболее распространенная и наиболее видимая часть контроля, осуществляемого в организациях.

Заключительный контроль включает в себя задачи, которые решаются только после того, как работа выполнена. Контроль может выполняться сразу после завершения работы в целом (например, приемка готовой продукции техническим контролем) либо по истечении заранее установленного времени после выполненной работы.

Можно поставить вопрос: для чего нужен такой контроль, если работа уже сделана, и повлиять на нее невозможно. В качестве аргумента можно привести цитату из мудрой китайской книги «И Цзинь» («Книги перемен»): «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их».

Заключительный контроль позволяет провести глубокий анализ выполненной работы для того, чтобы выявить причины такого выполнения работы. Например, финишный контроль готовой продукции проводится не только для того, чтобы бракованная продукция не была отправлена потребителю, но и для выявления причин, послуживших причиной брака.

Вторым важным направлением заключительного контроля является точное и объективное измерение полученного результата выполненной работы для последующего мотивационного вознаграждения исполнителя.

Рассмотренная классификация видов контроля есть ни что иное, как взгляд с различных сторон на одну и ту же контрольную деятельность: назначение контроля, время осуществления, параметры контроля, источники информации, место проведения. Для каждой конкретной цели может быть использована определенная классификационная характеристика. Например, для распределения задач по вертикали при проектировании оргструктуры управления их нужно рассматривать по признаку параметров контроля (общие и частные), а для распределения по горизонтали — по назначению контроля (линейный, функциональный и операционный). Если нужно разрабатывать схему технологии осуществления контроля, то задачи нужно рассматривать с позиций времени контроля (предварительный, текущий, заключительный). [7]

LiveЛидер

Советы по личностному росту

Здесь вы найдете истории успеха, последние тренды моды, гороскоп, диеты и многое многое другое. Обязательно загляните!

Свежие записи

Виды и формы контроля менеджмент

по времени осуществления:

предварительный – его главная задача – проверить готовность организации к началу следующего этапа деятельности (к началу активной работы следующего этапа в развитии организации). Он осуществляется в следующих областях: за материальными ресурсами – определение качественных характеристик сырья, материалов…; за финансовыми ресурсами – разработка сметы (бюджета) на планируемую работу; за человеческими ресурсами – проверка уровня соответствия квалификации, знаний и навыков работников; проверка необходимых условий для осуществления работ, например, технологических инструкций…, проверка учредительных документов…;

текущий – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ и осуществляется по промежуточным целям с тем, чтобы можно было успеть скорректировать дальнейшую деятельность. Объектом является деятельность подчиненных. Цель – исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Этот вид контроля возможен, когда в системе управления отлажены каналы обратной связи для своевременного получения информации о результатах работы;

заключительный – осуществляется после того, как работа выполнена. Позволяет: предотвратить поступление брака потребителю; дать руководителю информацию для планирования и организации работ; разработать на перспективу эффективную систему мотивации деятельности работников путем оценки качества выполненной ими работы.

По форме осуществления все эти виды контроля идентичны, т.к. имеют одну и ту же цель, которая заключается в том, чтобы фактически получаемые результаты были максимально близки к требуемым, но различаются они только временем осуществления.

по степени охвата:

сплошной – предполагает наблюдение всех процессов и результатов деятельности; применяется в условиях высоких требований к уровню качества, когда абсолютно недопустим пропуск дефектов в дальнейшее производство (особенно при единичном производстве) и когда качество продукции не может быть проверено на последующих этапах использования продукта;

выборочный – применяется при проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего, при изготовлении крупных партий деталей, в массовом производстве. Суть данного метода: проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы, а выводы делаются для всей партии продукции.

по характеру контроля:

пассивный (реактивный) – это контроль по отклонениям от запланированного качества, сроков, результатов и т.д. Фактически – это реагирование системы управления на выявленные отклонения. В случае выявления отклонений контроль усиливается. Такой контроль ориентирует руководителей на внесение изменений, если есть объективные причины;

Это интересно:  Заполнение статистической формы учета перемещения товаров таможня

активный – контроль опережающий, призванный предупредить нежелательные последствия.

— положительные (результаты превышают плановые показатели) – необходимо вкладывать средства в развитие производства, поддерживать достигнутые результаты работников посредством разработки эффективной системы мотивации;

— отрицательные (результаты ниже плановых показателей) -выявленные факторы позволяет определить направление мер по улучшению сложившейся ситуации (субъективных и объективных причин)

— нейтральные — организация функционирует в соответствии с планом и никаких корректировочных действий не требуется. Это не означает прекращение процесса контроля, т.к. баланс между фактическими и запланированными результатами может быть нарушен в любой момент времени.

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ «ТИСБИ»

заочное юридическое отделение

по курсу: «Менеджмент»

на тему: «Контроль в менеджменте. Виды контроля»

студент группы 93/2

Контроль в менеджменте. Виды контроля

Во-первых, контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции.

Во-вторых, контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию.

Выделяют две основные функции контроля – предупреждение возникновения кризисных ситуаций и поддержание успеха.

Первая из этих функций призвана выявить проблемы и дать возможность скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация должна обладать способностью вовремя обнаружить свои ошибки и исправить их до того, как они нанесут вред ее деятельности и тем более помешают достижению целей.

Вторая из названных функций состоит в активной поддержке того, что является успешным в работе организации. Эта функция призвана определить, какие направления деятельности организации в наибольшей мере способствуют достижению ее целей.

Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Цель контроля – предотвращение ошибок.

Необходимость контроля вызывается несколькими обстоятельствами:

а) на выполнении управленческих решений сказывается изменение внешней среды организации. Это изменение может сделать вполне реальные в момент их принятия планы недостижимыми в процессе их реализации в силу изменения законов, технологий, социальных ценностей, условий конкуренции и т.д. Для того, чтобы иметь возможность отреагировать должным образом на эти изменения и их влияние на работу организации, необходим контроль ее деятельности;

б) функционирование самой организации, ее структура меняется и в ходе выполнения управленческого решения может выясниться, что эта структура или другие внутренние переменные организации перестали соответствовать задачам достижения ее целей. Это выясняется в процессе контроля;

в) решения выполняют люди, которые не могут быть с абсолютной точностью запрограммированы на определенные действия. Их деятельность также нуждается в контроле.

Выделяют внешний и внутренний контроль. Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах.

Внешний контроль производится администрацией (например, вышестоящим руководством — президентом компании, вице-президентом и т.д.) или специальными сотрудниками – контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком, техническими инспекциями, санитарными и природоохранными организациями и т.п. на основе действующих законов и постановлений соответствующих органов власти). Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что, во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых, по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себя внимание начальства. В-четвертых, внешний контроль позволяет оценить деятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач.

Внутренний контроль организации обеспечивается её же силами, его выполняют сами исполнители: они следят за своей работой и её результатами, вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство предприятия, как правило, преследует следующие цели:

1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например, при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.

2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия.

Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.

3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов.

4. Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:

— положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия;

— должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия;

— приказом об учетной политике предприятия;

— приказами и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей.

5. Обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.

Для большей наглядности классификация внутреннего контроля, представлена в табл.1.

Классификация внутреннего контроля.

Элементы класса внутреннего контроля

Форма контроля Время осуществления контрольных действий.

1. Предварительный контроль

2. Текущий контроль.

3. Заключительный контроль.

Область контроля (т.е. кого (или что) контролируем).

1. Человеческие ресурсы.

2. Материальные ресурсы.

3. Финансовые ресурсы.

Источники данных контроля.

1. Документальный контроль.

2. Фактический контроль.

3. Автоматизированный контроль.

Характер контрольных мероприятий.

1. Плановый контроль.

2. Внеплановый контроль.

Полнота охвата объекта контроля.

1. Сплошной контроль.

2. Не сплошной контроль.

Методические приёмы контроля.

1. Общенаучные методические приёмы контроля (анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.).

2. Собственные эмпирические методические приёмы контроля (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счёта, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др.).

3. Специфические приёмы смежных экономических наук (приёмы экономического анализа, экономическо-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики.

Итак, разберем некоторые элементы представленной выше таблицы.

1. Формы контроля. Фирмы широко используют две формы контроля — финансовый и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различными. В центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по фирме в целом. Данный контроль позволяет видеть всю действительную картину состояния производства. И потому от его эффективности, в конечном счете, зависит качество принимаемых решений и своевременное их исполнение. Административный, контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ, планов.

2. По времени осуществления контрольных действий выделяют предварительный, текущий и заключительный контроль.

а) Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Например, если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путём выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Цель данного контроля – произвести высококачественную продукцию

Это интересно:  Перечень льгот для пенсионеров

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию управления. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он даёт уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут.

б) Текущий контроль. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами. Внешние факторы – это всё то, что воздействует на организацию из окружающей её среды: конкуренция, принятие новых законов, изменение технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Организационные системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, во многом похожи на систему термостат-обогреватель (при понижении температуры в помещении от термостата к обогревателю поступает сигнал и обогреватель нагревается до тех пор, пока не поступит второй сигнал – о том, что достигнута нужная температура). Но есть одно очень важное отличие. Система термостат-обогреватель – это замкнутая система контроля, т.е. она работает непрерывно и автоматически без внешнего вмешательства. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или незамкнутым системам. Внешний для таких систем элемент – руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в её цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин.

в) Заключительный контроль. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

Далее хотелось бы остановиться на самом процессе контроля.

Процесс контроля состоит из: 1) установления стандартов; 2) сопоставления со стандартами реальных результатов и 3) проведения необходимых корректирующих действий, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Общая схема процесса контроля показана на рисунке 1.

Рис. 1 Общая схема процесса контроля.

Первый этап процесса контроля – установление стандартов. Стандарты – это конкретные показатели, движение к которым поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, выбираются из целей организации.

Цели, используемые в качестве стандартов для контроля, характеризуются, во-первых, наличием временных рамок, в пределах которых должна быть выполнена работа; во-вторых, конкретным критерием, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например, рабочий-каменщик за смену (8 часов) по норме должен уложить два кубометра кирпичной кладки. Временные рамки – 8 часов, конкретный критерий – два кубометра кладки. Конкретный критерий и определенный период времени называются показателем результативности, который точно определяет то, что должно быть сделано для достижения поставленных целей. Он позволяет сопоставить реально выполненную работу с запланированной и выяснить, что требуется сделать для того, чтобы достичь плановых показателей.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. При этом необходимо учитывать, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов, то есть требуется установить масштабы отклонений. Масштаб допустимых отклонений – это показатель, в пределах которого отклонения полученных результатов от намеченных не вызывают тревоги. Например, если универмаг планирует в течение года реализовать товары на сумму 365 млн. рублей, то есть по 7 млн. рублей в неделю, а в течение истекшей недели он реализовал их на 6,9 млн. руб., то это не должно вызывать тревоги, так как в следующую неделю объем продаж может составить 7,1 млн. руб. Суть дела в том, что объем продаж планируется по 7 млн. руб. в неделю в среднем за год, а не каждую неделю. Система контроля должна реагировать лишь на заметные отклонения от стандартов и не реагировать на несущественные отклонения.

Третий этап процесса контроля – заключительный контроль. Он состоит в выборе одной из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарты.

Если фактические результаты деятельности организации свидетельствуют об ее успешной работе и достижении поставленных целей, то ничего не следует предпринимать, но требуется продолжать измерение результатов, так как возможно появление отклонений.

При обнаружении отклонений от стандартов необходимо установить их причину и произвести корректировку, чтобы вернуть организацию к правильным действиям. Корректировка может состоять в улучшении структуры организации, усовершенствовании функций управления, технологических процессов и других переменных. При этом следует убедиться в том, что корректирующее действие не приведет к осложнению деятельности других звеньев организации, поскольку все они тесно взаимосвязаны.

Пересмотр стандартов требуется тогда, когда обнаруживается, что они стали нереальными, устарели, перестали соответствовать новым условиям, то есть не все отклонения от стандартов нужно устранять. Иногда следует пересматривать и сами стандарты.

Система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований.

Основные характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность контроля, означающая, что контроль должен служить достижению целей организации, отражать и поддерживать ее общие приоритеты. Деятельность во второстепенных областях, не имеющих стратегического значения, не должна измеряться слишком часто, если отклонения в них не стали слишком большими.

2. Ориентация на результаты означает, что конечная цель контроля заключается в решении задач, стоящих перед организацией, а не в сборе информации и установлении стандартов. Поэтому информация об отклонениях от намеченной цели должна сообщаться субъекту управления и использоваться им для проведения необходимых корректирующих действий.

3. Соответствие делу, то есть контролируемому виду деятельности. Контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно для деятельности организации и достижения ее целей.

4. Своевременность контроля заключается не в частоте и высокой скорости контроля, а во временном интервале между проведением измерений функционирования тех или иных составляющих деятельности организации. Одни из них необходимо контролировать чаще, например, еженедельно, другие – раз в квартал.

5. Гибкость контроля означает его способность приспосабливаться к происходящим изменениям во внутренней и внешней средах организации.

6. Простота контроля заключается в том, что он должен быть наименее сложным с точки зрения тех целей, для которых он предназначен, и требовать наименьших усилий для проведения, разумеется не за счет снижения его качества.

7. Экономичность контроля предполагает, что суммарные затраты на систему контроля не должны превышать выгоды от его проведения. В противном случае лучше от него отказаться или провести менее тщательный контроль.

Список использованных источников и литературы

1. Басовский, Л.Е. Менеджмент. Учеб. пособие / Л.Е. Басовский. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 216 с.

2. Мескон, М.Х. Основы менеджмента: Пер. с англ. / М.Х. Мескон, М.Альберт, Ф.Хедоури. — М.: Дело, 1993 – 702 с.

3. Черняк, Э.В. Разработка управленческого решения. Учеб. пособие / Э.В. Черняк. – Казань: Казан. гос. технол. ун-т., 2006. — 90 с.

Статья написана по материалам сайтов: studfiles.net, studwood.ru, live-leader.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector