+7 (499) 928-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Оформление вкладыша в трудовую книжку образец 2019

Активный карьерный рост, частые поощрения, смена сферы профессиональной деятельности приводят к тому, что в трудовую книжку вносится много записей. Когда страницы заканчиваются, новый документ заводить не нужно. В уже имеющийся вставляют дополнительные листы. У неопытного кадрового сотрудника возникает проблема с оформлением вкладыша в трудовую книжку. Необходимо сделать это в соответствии с установленной процедурой. Если будут допущены ошибки, документ посчитают испорченным. Поэтому стоит ознакомиться с правилами заполнения вкладышей.

Содержание

Что представляет собой вкладыш?

Форма вкладыша утверждена Правительством РФ в постановлении от 16.04.2003 года № 225. Образец бланка содержится в Приказе Минфина РФ от 22.12.2003 года № 117н. Он состоит из 19 разворотов, включающих:

  • обложку с названием;
  • страницу со сведениями о сотруднике;
  • раздел о работе;
  • раздел о награждениях.

Бланк изготавливается объединением «ГОСЗНАК» по единому образцу. Наниматели приобретают их у изготовителя или распространителей на основании договора.

Важно! Документ относят к строгой форме отчетности, на нем есть информация о серии и номере. Без трудовой книжки бланк недействителен.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку: пошаговая инструкция

Оформление вкладыша в трудовую книжку является обязанностью работодателя. На практике локальным актом назначают ответственного кадрового сотрудника, который занимается внесением сведений о профессиональной деятельности. Рассмотрим пошаговую процедуру заполнения документации.

Шаг 1. Внесение сведений о сотруднике

На первую страницу бланка вносят актуальную информацию о сотруднике.

Работник отдела кадров вписывает:

  • полные ФИО гражданина в соответствии с паспортом;
  • дата рождения;
  • образование в соответствии с дипломом;
  • наименование профессии;
  • дату заполнения бланка.

Далее работнику предлагают поставить свою подпись. В завершение кадровый сотрудник заверяет документ своей подписью и ставит печать нанимателя.

Следует знать! С 2016 года хозяйственные общества не обязаны иметь печать, если это прямо не предусмотрено законом. Эти сведения отражаются в уставе компании. Минтруда России разъясняет (приказ от 31.10.2016 года № 589н), что в такой ситуации печать ставится на первой странице при ее наличии. Если она отсутствует, достаточно подписи ответственного работника.

Шаг 2. Внесение данных о профессиональной деятельности

Вкладыш признается продолжением трудовой книжки, в связи с этим заполняется по тем же правилам. Инструкция введена в действие Правительством РФ в постановлении от 10.10.2003 года № 69. Нумерацию страниц и записей также продолжают с учетом информации на последней странице основного документа.

В отделе кадров в раздел о работе заносят обязательные данные:

  • порядковый номер записи;
  • дату внесения информации;
  • о приеме к нанимателю, переводе на другое место, увольнении из компании со ссылкой на статью ТК РФ;
  • реквизиты приказа.

При заполнении документа не допускаются сокращения слов. Информация о награждениях вписывается аналогичным образом.

Шаг 3. Вшивание бланка

После внесения информации документацию следует вшить в трудовую книжку. Для этого потребуется взять шило, иголку, ножницы, нитки. Основной документ открывают на последней странице, бланк – посередине. Делают несколько проколов, прошивают и завязывают нити на несколько узлов (см. как вшить вкладышь в трудовую книжку).

Шаг 4. Регистрация вкладыша в учетном журнале

В завершение в документе проставляют отметку «Выдан вкладыш», записывают серию и номер бланка. Обычно ее вносят на первом листе с внутренней стороны.

Образец записи: «Выдан вкладыш»

Поступление и расход бланков отражают в приходно-расходной книге, журнале учета движения трудовых книжек. Первый журнал ведет бухгалтерия, второй – кадровое подразделение нанимателя.

Ошибки, допускаемые при оформлении вкладыша

Поскольку вкладыш – бумага строгой отчетности, нельзя делать помарки и ошибки на титульном листе. В такой ситуации документ утилизируют. На внутренних страницах поправки делаются по правилам, применяемым к трудовым книжкам.

Бывает, что кадровые сотрудники ведут записи о профессиональной деятельности в разделе «Сведения о награждениях», чтобы не вшивать вкладыш. Такие действия правилами запрещены. Если награждений не было, соответствующий раздел должен оставаться незаполненным. Записи о профессиональной деятельности должны быть продолжены во вкладыше.

Нельзя начинать нумерацию в бланке заново. Она должна продолжать уже начатую в основном документе.

Не допускается заводить вкладыш вместо трудовой книжки, если отсутствуют чистые бланки основного документа. Вкладыш без него признается недействительным.

Обратите внимание! Разрешено делать перенос записи, если она начата в основном документе и полностью не вместилась на последнюю страницу. Во вкладыше ее продолжают с того места, на котором она оборвалась.

Что будет, если не оформить вкладыш?

Наниматель несет ответственность за ведение документации. За нарушение установленных правил на него может быть наложено наказание, предусмотренное статьями 5.27, 13.20 КоАП РФ.

Это интересно:  Образец заявления на закрытие ип 2019

Кроме того, в соответствии со статьей 237 ТК РФ сотрудник вправе потребовать от работодателя возмещения морального вреда за неправомерные действия или бездействия, связанные с ведение документации. Такие споры рассматриваются в суде.

Подведем итоги

Таким образом, наниматель обязан оформить вкладыш, если трудовая книжка закончилась. Ведется бланк по тем же правилам, что и основной документ. Если допущены ошибки, которые нельзя исправить, вкладыш необходимо утилизировать. За неисполнение требований закона, предъявляемым к заполнению документации, наниматель привлекается к ответственности.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

Что это

Вкладыш в трудовую книжку – бумага, необходимая, если страницы одного из разделов основного документа закончились.

Как и для чего использовать

У многих возникают трудности, как оформить. Заполнение также ведется сотрудником отдела кадровой службы. Нужно правильно вносить записи. Указывается дата, когда был выдан. Для корректного составления рекомендуется найти заполненный образец. Его подшивают к основной книжке. Проставляется штамп. При нарушении основных правил вкладыш должен быть уничтожен, так как он не подлежит исправлению или восстановлению. Недопустимо вместо этой документации использовать новую трудовую книжку.

Форма вкладыша в трудовую книжку

Утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225

ФОРМА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

(без трудовой книжки недействителен)

Дата рождения ________________________________________________________

(число, месяц, год)
Образование __________________________________________________________

Профессия, специальность _____________________________________________

Дата заполнения ______________________________________________________

(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки _____________________________________________

Подпись лица, ответственного за ведение

Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме
трудовой книжки. Объем вкладыша: «Сведения о работе» — 9 разворотов,
«Сведения о награждениях» — 8 разворотов.

Наш сайт оказался полезен? Поделитесь страницей с друзьями в соцсетях

Возможно, вам пригодятся и другие образцы документов. Можете найти их у нас:

Вкладыш в трудовую книжку: порядок оформления, образец

Статьи по теме

Вкладыш в трудовую книжку является неотъемлемой частью самой трудовой книжки. Выдается работодателем, когда заканчивается место для внесения записей в самой трудовой сотрудника.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение трудовой книжки и вкладыша регулируется постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое содержит Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее – Правила).

Пункт 38 этих Правил говорит о том, что в случае отсутствия места для внесения записей в необходимом разделе, следует завести вкладыш, бланк которого очень похож на саму трудовую книжку, имеет те же разделы и ведется по тем же правилам, что и трудовая книжка.

Указывается, что сам по себе вкладыш не является самостоятельным документом, он имеет юридическую силу только при наличии трудовой книжки, для которой данный вкладыш и является продолжением.

Кто покупает бланк вкладыша в трудовую книжку?

В отношении вкладыша действуют те же правила, что и для основного документа по учету трудового стажа. Поэтому, как и саму трудовую книжку, вкладыш выдает сотруднику работодатель.

Цена вкладыша

Законодатели обозначили единственного изготовителя бланков трудовой и вкладышей – это Объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Заниматься продажей бланков установленного образца вправе лишь юрлица, которые соответствуют требованиям самого ГОЗНАКа.

Вместе с тем, цена на бланки не ограничивается на законодательном уровне, обычно стоимость вкладышей остается в пределах 200 рублей за 1 бланк.

Как оформляется выдача вкладыша в трудовую книжку в учете?

Вкладыш может быть выдан сотруднику безвозмездно или за плату. Если работодатель рассчитывает получить оплату за оформленный бланк, то есть два пути:

  • работник вносит деньги в кассу или переводит на расчетный счет работодателя;
  • работник пишет заявление с просьбой удержать стоимость бланка вкладыша из его заработной платы.

Имейте в виду, что компенсация за выданный бланк трудовой или вкладыша не входит в перечень допустимых с точки зрения ст. 137 ТК РФ удержаний из заработной платы без волеизъявления самого сотрудника. Хотя сам факт того, что выдача бланка вкладыша может быть возмездной операцией, законодательством не оспаривается. Об этом говорится в определении Верховного Суда РФ от 06.09.2007 № КАС07-416.

Поэтому не рекомендуется удерживать стоимость бланка из зарплаты, не получив письменное заявление от работника.

Выдача вкладыша сотруднику в бухгалтерском учете может выглядеть таким образом:

Кт 006 – учтена выдача бланка на забалансовом счете.

Дт 73 Кт 91 – начислен доход при выдаче бланка сотруднику (в момент его оформления, а не в момент физической передачи документа на руки работнику).

Дт 70 Кт 73 – произведено удержание стоимости бланка вкладыша из заработной платы.

Дт 50 (51) Кт 73 – сотрудник самостоятельно компенсировал стоимость бланка, внеся деньги в кассу или на расчетный счет работодателя.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Правилами не описывается сам процесс того, как вшивается вкладыш. Рекомендуется такая процедура:

  1. Открыть трудовую книжку так, чтобы справа была уже обложка книжки, а слева ее последний лист.
  2. Вложить вкладыш в раскрытую таким образом трудовую.
  3. Открыть вкладыш в самой середине.
  4. Приготовить длинную иголку и плотную нитку.
  5. Сшивать вкладыш и трудовую от сгиба страниц на середине вкладыша к корешку обложки трудовой книжки.
  6. Оставлять кончики ниток и закреплять их печатью и подписью нет необходимости, так как далее вносится надпись о выдаче вкладыша с указанием его серийного номера, который является уникальным. Поэтому подменить вкладыш впоследствии уже не удастся.
Это интересно:  Договор на вывоз тбо образец

После физической вшивки вкладыша следует:

  1. Заполнить титульный лист вкладыша.
  2. Пронумеровать листы вкладыша таким образом, что первый лист вкладыша имеет номер, следующий за последней страницей трудовой или предыдущего вкладыша.
  3. Внести запись или сделать штамп на внутренней стороне обложки трудовой книжки о выдаче вкладыша.
  4. Внести запись о работе или о поощрениях с порядковым номером, следующим за последним номером, использованным в трудовой или предыдущем вкладыше.

Образец записи на обложке трудовой книжки

Запись о выдаче вкладыша вносится в саму трудовую, чаще на оборотную сторону титульной страницы обложки, и должна содержать информации о серии и номере бланка вкладыша.

Посмотрите, как выглядит запись.

Титульный лист вкладыша в трудовую книжку: как оформить, образец

Требования к заполнению титульного листа вкладыша аналогичны требованиям по заполнению титульного листа самой трудовой книжки.

Продолжается ли нумерация записей во вкладыше?

Нумерация записей как в трудовой, так и во вкладыше как продолжении трудовой, сквозная – то есть с окончанием трудовой книжки записи не прерываются, а в хронологическом порядке продолжаются со следующим порядковым номером.

Более того, допустим и вариант, когда запись начинается в трудовой книжке, а заканчивается во вкладыше.

Образец заполнения вкладыша в 2018 году

Какой номер имеет первая запись во вкладыше? Посмотрите образец внесения первой записи. Обратите внимание, что это первый разворот вкладыша, а запись начинается не с единицы.

Образец заявления о выдаче вкладыша

Трудовое законодательство не требует написания заявления на выдачу вкладыша работнику. Вместе с тем, такое заявление имеет смысл получить для возможности удержать стоимость бланка из заработной платы сотрудника.

Посмотрите, как выглядит образец такого заявления.

Статьи по теме:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — как оформляется запись о выдаче вкладыша

Существует 2 регистра для учета трудовых книжек и вкладышей:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Первый документ учитывает исключительно чистые бланки. Запись о поступлении отражается на основании накладной или аналогичного документа. А выбытие отражается на основании запросов представителя отдела кадров или иного лица, отвечающего за ведение кадровой документации. Каждая запись в приходно-расходной книге по учету бланков находит свое отражение и в бухгалтерском учете на забалансовых счетах – по дебету или кредиту счета 006.

Во втором документе, книге учета движения трудовых, отражаются данные о предоставлении работниками трудовых книжек и вкладышей при поступлении на работу (или при выдаче работодателем) и о получении при увольнении. Записи данного регистра в бухгалтерском учете не отражаются.

Соответственно, при оформлении на работника чистого бланка вкладыша делаются 2 записи: о выбытии в приходно-расходной книге по учету бланков и о поступлении в книге учета движения трудовых.

Где скачать бланк вкладыша?

Вкладыш в трудовую печатается исключительно Объединением «ГОЗНАК», поэтому скачать в интернете бланк в том виде, в котором он должен быть, невозможно.

Заполнение вкладыша трудовой книжки 2019 образец

Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.

Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя.

В этом случае у работодателя нет оснований признавать запись о приеме недействительной.

При первичном оформлении трудовую заполняют в течение недели со дня приема на работу. Документ оформляют в присутствии новичка (п. 8 Правил № 225).

Как заполнить в трудовой книжке титульный лист

При первичном заполнении трудовой книжки оформляют титульный лист. В нем указывают:

  1. ФИО работника полностью, без сокращений, в соответствии с паспортом либо иным документом, удостоверяющим личность.
  2. Число, месяц и год рождения, в соответствии с паспортом либо иным документом, удостоверяющим личность.
  3. Данные об образовании, профессии, специальности (в случае приема на должность, которая требует специальных знаний или спецподготовки).

В соответствии с аттестатом, дипломом и иным документом об образовании.

Заполнение вкладыша трудовой книжки 2019 образец

Правительства от 16.04.2003 № 225):

  • служил в армии;
  • подразделениях МВД;
  • Государственной противопожарной службе;
  • подразделениях УФСИН;
  • органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ;
  • подразделениях ФТС.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме внешнего совместителя

Трудовую книжку заполняют по основному месту работы на основании документов от второго работодателя, подтверждающих совместительство.

Как заполнить трудовую книжку при переводе на другую должность

Сведения о переводе обязательно указывают в трудовой книжке:

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

При увольнении в трудовой книжке обязательно прописывают статью ТК РФ в качестве основания.

Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.

Целесообразно полностью оформить вкладыш надлежащим образом, проверить его, убедиться в правильности заполнения и внесенных данных.

Инструкция по вшиванию вкладыша

После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку.

Это связано с тем, что именно вшитый вкладыш будет наиболее надежно прикреплен, нежели при использовании других способов. Вкладыш, который будет просто вложен, признается недействительным.

Для вшивания вкладыша нужно пошагово выполнить следующую последовательность действий:

    с помощью шила, чтобы не повредить внешний вид документа, сделать несколько проколов. Чаще всего их делают 4-5, чтобы обеспечить более надежное скрепление.

Первый прокол обычно располагают посередине, а далее все остальные, соблюдая симметрию;

  • приложить вкладыш к трудовой книжке в месте вшивания и сделать подобные проколы. Самое главное сохранить целостность весь документов и бланков. Появление сторонних дырок и разрывов недопустимо. Все проколы должны находить, как можно ближе к переплету;
  • с помощью толстой иголки и нитей пришить вкладыш к книжке.
  • Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

    Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

    • зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности
    • вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку
    • применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

    Вшивание вкладыша

    После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша.

    В ней не допускаются никакие сокращения, ни в одном из разделов.

    Сведения о трудовой деятельности

    Сведения о трудовой деятельности вносятся в следующем порядке:

    1. Указывается полное наименование организации – работодателя. Ниже указывается сокращенное наименование при его наличии. Запись, содержащую название не нумеруют.
    2. Затем ставится порядковый номер, дата приема, указывается должность, на которую принимается работник и реквизиты приказа о приеме на работу.
      Если сотрудник принимается в одно из подразделений работодателя, это также указывается здесь, а не добавляется к наименованию организации.
    3. Далее могут указываться такие сведения: перевод работника, переименование должности, переименование работодателя либо смена его организационно-правовой формы и т.д.
    • по окончании 9 классов и предоставлении соответствующих документов — “основное общее”;
    • 11 классов — “среднее общее”;
    • ПТУ — “начальное профессиональное”;
    • техникума, училища, колледжа — “среднее профессиональное”;
    • университета, института, академии — “высшее профессиональное”;
    • аспирантура, ординатура, докторантура — “послевузовское профессиональное образование”.

    С 1 сентября 2013 года записи о неоконченном образовании в книжке не делают. Указывают только завершенный уровень образования (ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ; п. 9 Правил, утв. пост. Правительства от 16.04.2003 № 225; п. 2.1 Инструкции, утв.

    После внесения необходимых данных, на титульном листе указывают дату заполнения книжки.

    Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия).

    Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.

    Целесообразно полностью оформить вкладыш надлежащим образом, проверить его, убедиться в правильности заполнения и внесенных данных.
    Лишь после этого следует ставить соответствующий штамп на книжке.

    Инструкция по вшиванию вкладыша

    После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку.

    Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

    Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель должен поставить в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, ведь дополнений может быть несколько (но не одновременно).
    Выглядит образец записи «Выдан вкладыш» в трудовую книжку следующим образом:

    Если штампа в хозяйстве организации нет, можно написать информацию от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно должны быть указаны серия и номер дополнения, как на приведенном образце.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    (Москва)
    (Санкт-Петербург)
    (Федеральный номер)

    Статья написана по материалам сайтов: obrazec-dogovora.ru, www.26-2.ru, selsovet-trudovoe.ru.

    »

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector