Письмо о погашении дебиторской задолженности образец

Письмо-требование об оплате задолженности, образец которого приложен чуть ниже, может служить началом конструктивного диалога в деловой переписке. Документ формируется быстро, с соблюдением принятых в деловой переписке норм. Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности.

Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.

Содержание

Функционал

Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:

  • Сохранить существующие договорные отношения. Прерывать взаимовыгодное сотрудничество с партнером, у которого возникли временные трудности по оплате, – нерациональное действие. Деловая переписка уточнит нюансы, может привести к полному взаимопониманию.
  • Избежать обращения в суд, которое сулит дополнительные расходы, по крайней мере, при возникновении конструктивного диалога между сторонами.
  • Поставить в известность должника об объеме задолженности и конкретных сроках. Организация, которая посылает подобное обращение, обычно ставит четкие рамки перед должником. До этого момента он может питать надежду, что его долг забыт, затерялся в бухгалтерских документах, растворился в воздухе. Особенно если сумма задолженности небольшая.
  • Оптимизировать свое делопроизводство таким образом, чтобы дело приносило прибыль. Несколько недобросовестных контрагентов, которым делаются поблажки, способны привести практически любую компанию к банкротству.
  • Скоординировать рабочие моменты для того, чтобы избежать значительных материальных затруднений. Несколько писем-требований к «забывающим» контрагентам подчас позволяют самой организации оставаться «на плаву».

На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности. Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом.

Возможные санкции

Кредитора можно мотивировать на выплату существующей задолженностями несколькими способами. Но самый распространенный — взыскание неустойки за определенный период задержки денежных средств. Это условие должно быть заранее прописано в договоре, иначе фактически взыскать ее будет очень трудно. Кроме того, приписывается крайняя мера — обращение в суд.

Ответ

В ответ на письмо-требование от должника может поступить:

  • Выплата долга. Это идеальный вариант, встречается не так часто, как хотелось бы.
  • Гарантийное письмо. В нем должник называет точную дату, в которую погасит либо уменьшит свою задолженность. Это тоже предпочтительное развитие событий для обеих сторон существующего соглашения.
  • Письмо с сообщением о невозможности возврата задолженности в указанные сроки. В этом случае существует лишь одна рекомендация – обращение в суд со всеми имеющимися на руках документами.

Какая-либо вообще ответная реакция — уже хорошо, так как должник готов к диалогу.

Элементы письма

Деловая переписка в большинстве своем однотипна. В конкретном документе выделяются три части: шапка, тело документа и заключительная. В верхней части листа обычно располагаются реквизиты организации, которая отправляет документ и является кредитором. В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.

Также шапка, согласно существующим нормам, должна содержать номер, дату, вежливое, а главное — конкретное обращение к деловому партнеру.

Если озаглавлено письмо будет, например, ООО «Ромашка», то не будет ясно, кто является получателем. Поэтому обращение лучше формулировать согласно требованиям, обращаясь по имени и отчеству к руководителю либо другому ответственному за погашение задолженности лицу.

В основной части документа в большинстве случаев прописывается:

  • Ссылка на номер договора, который был заключен и согласно которому произвелась поставка товара либо были оказаны услуги. Можно ссылаться на конкретный пункт договора, если есть возможность. Не возбраняется цитирование, если это проясняет создавшуюся ситуацию.
  • Какие организации участвовали.
  • Конкретная сумма долга, а также за какие товары либо услуги она причитается к выплате.
  • Какие действия требуются компании-должнику. Обычно это перечисление средств на какой-либо счет. Если данные счета прописаны в договоре, то достаточно будет сослаться на подписанный обеими сторонами договор.
  • Что произойдет в случае неуплаты долга. Меры могут быть как мягкие (неустойка, пени), так и жесткие (обращение в Арбитражный суд). В основном организации прибегают к комбинированным мерам воздействия на должника.

При обращении в суд письмо-требование об оплате задолженности является обязательным условием подачи иска. Без него дело наверняка будет проиграно, особенно если должник не будет признавать существование задолженности.

В качестве дополнения можно приложить расчеты пени, которая полагается за неуплату долга. Однако это не обязательно для такого типа деловой переписки. Кроме того, при отказе оплаты долга и по прошествии длительных сроков, при обращении в суд пени могут значительно увеличиться.

Заключение

Заключительная часть должна содержать дату, подпись, «мокрую» печать организации. Такого рода корреспонденцию рекомендуется регистрировать, а также посылать заказным или ценным письмом с отметкой о вручении. Словом, оформить письмо-требование (в любом количестве экземпляров) не достаточно. Важно потом в суде доказать, что оно вообще существовало, поэтому электронная переписка здесь малоэффективна.

Сроки рассмотрения

Если от должника не поступает ответа на письмо-требование об оплате, то автоматически считается, что он его рассмотрел в течение 30 дней с момента фактического получения. Естественно, что есть доказательства вручения документа.

Претензионное письмо о погашении задолженности

Образец претензионного письма о погашении дебиторской задолженности должнику.

С 2016 года введен досудебный порядок разрешения споров, путем направления требования о погашении задолженности. Претензионный или иной аналогичный порядок урегулирования спора является обязательным в случаях, предусмотренных законом или договором (ч. 5 ст. 4 АПК РФ, абз. 7 ст. 132 ГПК РФ, ч. 3 ст. 4 КАС РФ).

Это интересно:  Образец акта о результатах инвентаризации заполненный

Данный порядок решения хозяйственных споров чаще всего принимает вид деловой переписки, инициатором которой может быть как лицо, которому должны за оказанные услуги, выполненные работы, поставленные товары или осуществленную предоплату, так и должник.

(Ф.И.О./наименование арендатора)
адрес: ____________________________________

от ________________________________________
(Ф.И.О./наименование арендодателя)
адрес: ____________________________________
телефон: ___________, факс: ______________,
адрес электронной почты: __________________

Требование
о погашении задолженности по внесению
арендной платы

«___»__________ ____ г. между ______________________ (наименование или Ф.И.О.) (далее — Арендатор) и ____________________________________ (наименование или Ф.И.О.) (далее — Арендодатель) был заключен Договор аренды _______________ № _____ (далее — Договор).

По акту приема-передачи от «___»__________ ____ г. ____________________
(далее — Объект аренды) был передан Арендатору.

Согласно п. ________ Договора арендатор обязан вносить арендную плату в размере _____ (___________) рублей в срок _____________________ в следующем порядке: ___________________________________________.

Вместе с тем в нарушение условий Договора по состоянию на «___»________ ____ г. арендные платежи за период с «___»__________ ____ г. по «___»__________ ____ г. в размере _____ (___________) рублей Арендатором внесены не были, что подтверждается ____________________________________.

Согласно п. 1 ст. 614 Гражданского кодекса Российской Федерации арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату). Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются Договором аренды.

На основании вышеизложенного, в соответствии с п. _________ Договора аренды ________________ от «____» ________ ____ г. № ________, п. 1 ст. 614 Гражданского кодекса Российской Федерации, прошу в срок до «____»__________ г. погасить в полном объеме задолженность по арендной плате в за период _________________ в размере _____________ (____________) рублей в следующем порядке _________________________________________.

Приложение:
1. Копия Договора аренды от «___»__________ ____ г. № _____.
2. Копия акта приема-передачи от «___»__________ ____ г.
3. Документы, подтверждающие невнесение арендной платы.
4. Расчет суммы требования (претензии).
5. Доверенность представителя от «___»__________ ____ г. № ______ (если
требование (претензия) подписывается представителем заявителя).
6. Иные документы, подтверждающие доводы, на которых заявитель
основывает свои требования.

«____» _________ _____ г.

____________/____________/
(подпись) (Ф.И.О.)

Претензионное письмо о погашении задолженности (образец)

Письмо о погашении задолженности, образец которого вы сможете скачать ниже, необходимо кредитору для разных целей. Одной из них является напоминание должнику, о том что кредитор требует вернуть долг, а в случае отказа он предпримет более действенные законные меры. В суде же данное письмо будет служить доказательством, соблюдения досудебного претензионного порядка, решения спорной ситуации.

Почему важно направлять претензионное письмо о погашении задолженности

Представьте если бы все, кто дает в кредит или долг при первой же просрочке обращались в суд за взысканием задолженности с должника. Тогда бы у суда не было времени на рассмотрение других более важных дел. Конечно решение суда обязывает должника в обязательном порядке уплатить долг, но законодатели решили, что перед подачей искового заявления нужно соблюсти определенные процедуры. Такой процедурой является направление требования в адрес должника о возврате долга в добровольном порядке, и обозначенный претензией срок.

Обычно данные обязательства по соблюдению досудебного урегулирования спора указываются в условиях договора, по которому и образовался долг. Оппоненты могут самостоятельно обозначить сроки для обращения в суд, в случае отказа в выполнении претензионных требований.

Если сторонами договорено что наличие претензионного порядка является обязательным, то наличие этого документа нужно обязательно упомянуть в исковом заявлении. Иначе судья может отказать в рассмотрении дела, и вернуть иск с формулировкой «несоблюдение досудебного порядка».

Как должна выглядеть форма письма о погашение задолженности и его содержание

Чтобы избежать проблем с использованием письма в суде, требования необходимо выставлять в письменном виде, т.к. электронная подача требует заверения у нотариуса. Отправку письма в бумажном варианте, можно доказать прикрепив почтовый корешок с уведомлением. Да и на должника, при получении письма по почте с уведомлением о получении, это произведет гораздо действенное впечатление.

В нашей статье под «письмом», подразумевается документ «претензия», но название этому документу можно придумать любое, самое главное это его содержание. Составляется она в свободной форме, с соблюдением правил деловой переписки. Помимо этого, в претензию нужно внести данные о следующих моментах:

  • Обстоятельства образования задолженности. Если несоблюдение требования договора, то его реквизиты нужно указать и в претензии, а также те номера пунктов, по которым осуществляется расчет задолженности.
  • Размер долга. Здесь нужно прописать не только общую сумму, но и из каких частей она состоит. Если в неё включаются штрафы за просрочку платежей, то как производиться их расчет. Будет плюсом если будет приведен расчет долга.
  • Срок на ответ. Какое время дается должнику для выполнения требований претензии или составления обоснованного отказа.
  • Что грозит должнику. В случае отказа рассчитаться по задолженности в указанные сроки.

Если самостоятельно составить данный документ, у вас нет знаний, то можете использовать типовой образец претензии (предварительно скачав), и внести в него информацию в соответствии с вашим частным случаем. Единственное нужно определить сферу правоотношений, на основании которых образовался долг.

Претензия хоть и является юридическим документом, но это не исковое заявление. Поэтому в ней не обязательно ссылаться на нормативные документы и акты. Но все же присутствие ссылок на Законы РФ, наделят документ серьезностью. И должник сделает для себя соответствующие выводы: что в случае отказа – кредитор обращается в суд.

Какими способами направляется претензия должнику

Чтобы у кредитора были доказательства что претензионная работа велась, нужно выбрать один из действенных способов направления претензии. Всего их два:

  1. При личной встрече (обязательно наличие подписи на вашей копии претензии).
  2. Отправка письмом с уведомлением о вручении (почтой России).

Если вы решили вручить претензию лично в руки должника, то сделайте две копии письма. Один передаете должнику, а на вашем просите поставить подпись «хулигана» и текущую дату. Именно от проставленной даты будет вестись отсчет сроков для кредитора и должника.

Это интересно:  Как оформить заказное письмо с уведомлением образец

Если должник является юридическим лицом, то выясните есть ли у лица, принимающего претензию полномочия на принятие такой корреспонденции. Обычно этими делами занимается бухгалтерия или секретариат. Но права требовать у них инструкцию с должностными обязанностями у вас, нет, а паспорт тем более. Поэтому если организация небольшая, то попробуйте вручить письмо лично директору, чтобы по прошествии времени не возникло проблем.

Печать почтамта на уведомлении о вручении, будет являться 100% доказательством. В судейской практике очень мало случаев, когда ответчик, ссылаясь на то что за получение письма поставил подпись неуполномоченный сотрудник, а судья удовлетворил данный факт. Поэтому если почтальон вручает данную претензию вместе с другой корреспонденцией, это априори подразумевает что человек принимающий ее имеет на это полномочия. Еще одним плюсом данного способа является четкая фиксация даты.

Конечно бывают случаи, когда должник, всяческими методами избегает вручения ему письма, и работник почты не обязан его разыскивать, поэтому письмо остается неврученным. И при подаче иска нужно приложить не врученные конверты, отправленные по юридическому адресу компании или месту жительства (в случае если должник физическое лицо), а в ходе судебного процесса уже устанавливается место нахождение ответчика.

Образец претензионного письма о погашении задолженности

В соответствии с рекомендациями данными выше наш образец претензии включает в себя положения ГК РФ, а именно статьи 309, 310, 314. И содержит в себе упоминания о соблюдении договорных правоотношений, которые должны быть исполнены надлежащим образом и в рамках законодательства и условий договора.

Какие последствия ждут должника в случае отказа выполнять требования письма-претензии

Если должник согласен с требованиями, которые выставил в письме кредитор, то он их должен выполнить в отведенные на это сроки. Если же в данный момент у него нет возможности выполнить эти требования, и ему нужно больше времени, то этот факт нужно обосновать кредитору, заявив этим самым о переговорах. В итоге стороны могут договориться о реструктуризации, отсрочке или рассрочке долга. Так же в процессе переговоров кредитор может заявить о том, что включать штрафные санкции он не будет в случае добровольной уплаты задолженности. В данного рода спорах стороны очень часто идут на компромиссы.

Так же может быть дан отрицательный ответ на претензию, с его детальным обоснованием. Это тоже является первым шагом к переговорам. Последствия для должника могут быть разные. Обычно стороны сверяют акт сверки, на основании которого в дальнейшем устанавливаются причины наличия или отсутствия долга. Но если кредитор, счел отказ безосновательным, тогда все может закончиться судебным разбирательством. Но как говорилось ранее, подавать иск нужно только после окончания данных в претензии сроков на ответ. Вдруг должник соизволит погасить долговые обязательства.

Если от задолжавшего, так и не поступило ответа, кредитор может с чистой совестью подавать иск в суд, дождавшись истечения сроков для дачи такого ответа. В соответствии с Законами РФ, срок будет зависеть от вида правоотношений и варьируется от 14 до 30 дней. Но оппоненты могут его продлить.

Письмо претензионного характера, где указаны обоснованные неблагоприятные последствия в случае неоплаты долга, может навести должника на разные мысли. Например, он может испугаться судебного разбирательства, и попытаться решить финансовые проблемы в кратчайшие сроки. И повторимся что факт наличия претензии, будет означать для суда, что истец пытался решить спор мирным путем, но вынужден обратиться за судебной помощью, чтобы защитить свои имущественные интересы.

Претензионное письмо о погашении задолженности — образец претензии

Как правило, претензионное письмо о погашении задолженности используется в нескольких случаях. Если говорить о кредитных договорах, то с помощью письменной претензии владелец кредита может отправить должнику напоминание о том, что ему необходимо возвратить долг. Претензионное письмо о погашении задолженности также содержит информацию о дальнейших действиях банка в том случае, если заемщик не выполнят своих договорных обязательств.

Если банк в дальнейшем обратится в суд для защиты своих финансовых интересов, данное письмо будет являться прямым доказательством осуществления досудебного урегулирования спора.

Почему обязательно направлять претензионное письмо о погашении долга

Если кредитное учреждение решило взыскать просроченную задолженность с клиента, будь то физическое лицо или компания, то самым надежным и проверенным способом реализации данной задачи является обращение в суд – его решение является обязательным для исполнения. Но если по каждому вопросу организации и граждане обращались бы с исками в суд, то наплыв дел создал бы определенный коллапс. По этой причине в процессуальном законодательстве есть оговорка о том, что перед подачей искового заявления следует в обязательном порядке провести определенные процедуры. Для банка данной процедурой является направление должнику претензионного письма с требованием о возврате займа. И если в отведенный для этого срок должник не исполнит своих обязательств по кредитному договору, банк может смело нести иск в суд – досудебное урегулирование споров было проведено.

Если наличие претензионного письма является обязательным и прописано в договоре, то при подаче искового заявления, если в нем не будет отсылки к нему, суд не станет рассматривать дело. Судья вправе возвратить иск и указать на необходимость проведения всех обязательных методов урегулирования спора до суда. Когда это требование будет выполнено, банк может вторично подавать иск в суд, приложив к нему претензионное письмо и ответ должника, если он имеется.

Содержание и форма письма-претензии о погашении задолженности

Если есть намерения подать в суд исковое заявление, а письмо приложить в качестве доказательства проведения досудебного урегулирования споров, то рекомендуется не выставлять требование о погашении долга в электронном виде, так как вы никогда не докажете, что письмо было получено адресатом (его могли удалить случайно сотрудники учреждения и т.п.). Когда вы отправили претензию в письменном виде по почте заказным письмом с уведомлением, это легко подтвердить. Важно, что и сам неплательщик, получив письмо по почте с уведомлением о вручении, более серьезно будет воспринимать требование кредитора.

Претензионное письмо о погашении задолженности можно составить в свободной форме – к нему не предъявляется особых требований при написании. Главное руководствоваться общепринятыми правилами ведения деловой переписки. Письмо не обязательно должно носить название «Претензия», ведь когда данный документ будет рассматриваться в судебном порядке, акцент будет поставлен именно на смысловое содержание, что были проведены все мероприятия по досудебному урегулированию споров.

Это интересно:  Порядок введения суммированного учета рабочего времени образец

Какие моменты должны быть отражены в претензии:

  1. Основания возникновения задолженности. В случае нарушений договорных условий, в претензионном письме указываются реквизиты, а также разделы, которые используют для расчета задолженности.
  2. Сумма задолженности. Здесь требуется прописать не только итоговую сумму, но и составляющие ее части. Если штрафные санкции подлежат учету, то прописывается правило их расчета. Не лишним будет приложить расчет задолженности.
  3. Время, отведенное должнику для выполнения обязательств. Срок оговаривается и для аргументированного отказа погашения задолженности.
  4. Штрафные санкции, которые будут применены к должнику, если он в оговоренный срок не выполнит свои обязательство.

Вы можете в качестве основы воспользоваться готовым образцом претензионного письма, заполнив необходимые графы под ваш конкретный случай. Необходимо будет определить правоотношения, в сфере которых появилась задолженность.

Следует понимать, что претензия не является аналогом искового заявления, поэтому в бумаге нет надобности, ссылаться на законы и нормативно-правовые акты. Но если данные моменты будут учтены, то вес и серьезность письма значительно увеличатся. В случае получения должником такого письма, он должен четко осознавать, что кредитор готов пойти на крайние меры истребования долга и обратиться с иском в суд.

Как направить должнику претензию?

Кредитор перед обращением в суд, обязан провести процедуру под названием «Досудебное урегулирование споров», поэтому на руках должны остаться веские доказательства этой работы. Судебная практика показывает, что серьезный вес имеют два метода отправки претензий должнику:

  • Пересылка по почте заказным письмом с уведомлением;
  • Вручение письма в руки под личную подпись должника.

Если претензионное письмо будет вручено должнику лично в руки, то на руках надо иметь 2 экземпляра документа. Первый передается должнику, а на втором письме он обязан поставить свою подпись и дату вручения. Важно! Дата, указанная на письме, играет существенную роль, так как именно от нее начинается отсчет времени как для кредитора, так и для должника.

Если должник является юридическим лицом, то при вручении письма важно правильно определить ответственное за принятие корреспонденции лицо. В большинстве случае эти функции возложены на секретаря. На практике никто не покажет вручителю письма ни должностные инструкции, ни паспорт. Поэтому если юрлицо небольшое, то лучше добиться личной встречи с руководителем и вручить ему письмо. Это избавит вас в дальнейшем от недоразумений.

Самое надежное доказательство претензионной работы – это почтовый штемпель на уведомлении о том, что письмо вручено должнику. Судебная практика показывает, что судья не принимает во внимание заявление должника о том, что он не получал претензионное письмо, так как за него поставило подпись неуполномоченное на получение корреспонденции лицо. Предполагается, что вручение писем вместе с остальной корреспонденцией происходит от почтальона в руки человека, уполномоченного на получение почты. Если вы выбрали данный способ передачи письма, то проблем с фиксацией даты не возникнет.

Здесь есть одно НО! Если человек сознательно уклоняется от вручения ему претензионного письма о погашении задолженности, то почтальон не будет заниматься поиском адресата, поэтому бумага останется попросту неврученной. Кредитор в этом случае, вместе с исковым заявлением приносит в суд конверты, которые отправлялись должнику (физическому лицу) по зарегистрированному месту жительства или юридическому лицу по юридическому адресу фирмы. В ходе судебного заседания место уже будет выясняться, где именно находится ответчик.

Какие последствия ждут должника в случае отказа выполнения требований претензионного письма

В письме, направленном должнику, прописывается срок, в течение которого необходимо выполнить все требования кредитора. Это в том случае, если неплательщик согласен с его требованиями. Если должник находится в затруднительном финансовом положении, но не отказывается отвечать по своим обязательствам, то этот момент следует донести до держателя кредита, чтобы запустить процесс переговоров по сложившейся ситуации. Чаще всего итогом такого обсуждения становится одно из следующих решений:

Если кредитор входит в положение должника и принимает новые условия погашения долга, то он может отказаться применять в его отношении штрафные санкции. Помните, что уступки и достижение компромиссного решение в подобных ситуациях – нередкое явление.

Если должник не готов по каким-то причинам выполнять требования кредитора, то он пишет отказ и детально обосновывает его. Этот ответ также служит началом процесса переговоров. Участники кредитного соглашения могут сделать акты сверки, которые покажут истинное положение вещей – есть ли задолженность или она отсутствует. В случае если кредитора не устроит обоснование должника в отказе платить по счетам, он вправе обратиться в суд. Опять-таки, это станет возможным в том случае, когда истечет указанный в претензии срок добровольного исполнения обязательств. Должник в любое время может передумать и погасить долг, понимая, что судебное разбирательство повлечет за собой новые денежные затраты и потерю времени.

Образец претензии о погашении задолженности

Должник, получив претензионное письмо, в котором кредитор раскрывает негативные последствия неуплаты долга, задумается о том, что его ждет в будущем. Это суд, новые затраты на юриста, потеря времени и нервов. Перспектива судебных разбирательств в большинстве случаев является отличным стимулом уплатить долги по счетам и найти выход из сложившейся ситуации.

Не забывайте, что для суда наличие претензионного письма с датой отправки является свидетельством того, что кредитор пытался полюбовно урегулировать спор в досудебном порядке, шел навстречу должнику и делал все возможное для выхода из сложившейся ситуации. Но эти действия не принесли результата, поэтому суд – единственный выход для защиты имущественных интересов.

Статья написана по материалам сайтов: malina-group.com, rukazakona.ru, www.papabankir.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий