+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Служебка на командировку образец

Составляется в той ситуации, если сотрудника нужно отправить в командировку. Отправителем является непосредственный руководитель сотрудника.

Директору ООО «Вектор-сталь»
Сидорову И.И.
От руководителя отдела продаж
Иванова В. В.

Уважаемый Иван Иванович!

В связи с появлением крупного клиента из другого города, который не имеет возможности посетить Москву, прошу командировать менеджера по проектам Петрова П. П. в город Санкт-Петербург. Предполагаемая длительность командировки: с 16 февраля по 20 февраля.

Также прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере:

  • В бумаге нужно обосновать необходимость командировки, дату поездки, город, в который направляется специалист.
  • Нужно указать сведения о сотруднике: ФИО, должность.
  • Если требуется, можно дополнить записку просьбой о выделении командировочных средств.

Общая форма и другие частные случаи служебных записок — здесь.

Образец служебной записки на командировку

Как правило, процедура командирования сотрудников осуществляется заранее по подготовленному плану и графику. Все подробности прописываются в изданном руководителем приказе. Однако нередки случаи, при которых необходимость отправки возникает неожиданно. Тогда работник должен написать заявление на командировку.

Оно будет являться и официальной заявкой, и документом, подтверждающим расходы, факт прибытия и отбытия в местах назначения и других деталей поездки.

Служебная записка является основанием для издания приказа


Служебная записка должна заполняться самим командируемым членом коллектива в письменном виде по свободной форме или на бланке, принятом к использованию на предприятии. На момент возвращения сотрудника из поездки она должна быть заполнена.

В качестве приложения к ней требуется предоставить документацию, подтверждающую факт прибытия на место, срок пребывания в командировке, денежные расходы и т.д. Ими могут являться чеки, квитанции на оплату, билеты на транспорт и т.д.

В их отсутствие организация, которая принимает отправленного работника, может указать сведения о прибытии. В таком случае вписывается следующая информация:

  • полное наименование предприятия;
  • даты прибытия и отбытия гражданина;
  • причина отсутствия подтверждающих документов (потеря, изначальное отсутствие и т.д.);
  • дата внесения сведения;
  • подпись должностного лица;
  • гербовая печать предприятия.

ВАЖНО! При отсутствии документов и сведений от принимающей стороны в служебной записке о направлении в командировку сотрудник не сможет получить оплату командировки, которая начисляется в качестве компенсации расхода личных денежных средств.

Требования к документу

Служебная записка оформляется по свободной форме, так для ее заполнения не предусмотрено универсального шаблона. Но, несмотря на это, она является бланком строгой отчетности, соответственно, к ее содержанию выдвигаются определенные требования, обязательные для соблюдения.

Согласно положениям девятой статьи закона федерального значения 402-ФЗ, в ней должны указываться следующие сведения:

  • наименование;
  • полное название компании с указанием ее типа (формы собственности);
  • персональные данные командируемого сотрудника и наименование занимаемой им в организации должности;
  • задание сотрудника;
  • дата заполнения;
  • место назначения командировки и длительность пребывания там;
  • перечень прилагаемых документов;
  • собственноручная подпись составителя.

ВАЖНО! Если в качестве транспортного средства для поездки использовался личный автомобиль работника, то дополнительно потребуется указать его марку и модель, а также государственный регистрационный номер.

Структура и содержание

Единого образца содержания служебной записки не существует. Алгоритм ее написания отличается в зависимости от ее назначения. Документ, являющийся основанием для издания приказа, пишется по следующей схеме:

  1. Заполняется правый верхний угол листа. Указывается должность и ФИО командируемого, ФИО должностного лица.
  2. Далее указывается дата составления, порядковый номер и полное наименование организации.
  3. Основная часть включает в себя подробные причины возникновения необходимости отправления в поездку, а также ее сроки.
Это интересно:  Акт выполненных работ по перевозке груза образец

Записка, составляющаяся в качестве отчета о командировке, заполняется по-другому:

  1. Первые два пункта аналогичны вышеописанной инструкции.
  2. В основной части прописываются реквизиты приказа, по которому осуществлялась поездка.
  3. Далее перечисляется подтверждающая факт поездки документация.

В итоге отчет заверяется и предоставляется в бухгалтерский отдел вместе с авансовым отчетом.

Порядок согласования

Независимо от целевого назначения составляемого документа он обязательно должен заверяться директором организации или же должностным лицом, обладающим требуемыми для этого полномочиями. После этого происходит оформление приказа.

Образец

Служебная записка на командировку, образец 2018 года, использующаяся в качестве отчета:

Заявление на командировку, образец для издания приказа:

Служебная записка на командировку: образец 2019

Статьи по теме

Если вы составляете служебную записку на командировку, образец 2019 позволит избежать ошибок. Что включить в документ в обязательном порядке и какую форму использовать, расскажут наши эксперты.

Что такое служебная записка на командировку?

Служебная записка о направлении в командировку — особый документ, удостоверяющий факт пребывания сотрудника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Она нужна, если сотрудник осуществляет поездку на любом транспорте, в том числе на личном, служебном, арендованном. Документ требуется и в случае, когда сотрудник не имеет документов, подтверждающих факт проезда и проживания.

Служебная записка, если опираться на Постановление Правительства РФ под № 1595, заменяет командировочное удостоверение, отчет о выполненных работах, служебное задание . Она служит подтверждением расходов, понесенных человеком за время командировки. Оформляйте документ и для начисления суточных, ведь для их расчета требуется знание времени, которое работник провел в поездке.

Обратите внимание! На законодательном уровне не установлено, где хранятся служебные записки о командировке. Копии документов подшивайте к личному делу, а для оригиналов сделайте отдельную папку. Это наиболее удобный вариант. Обо всех подробностях расскажут эксперты «Системы Кадры».

Образец служебной записки на командировку составляется организацией, но не запрещается использовать любой типовой шаблон. Ни один нормативно-правовой акт не фиксирует порядок оформления документа. Если сочтете нужным закрепить основные положения о регулировании содержания, внесите соответствующие записи в локальные акты предприятия. Такая возможность регламентирована пунктом 3 Положения под №749. Правила можно прописать и в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Как составить служебную записку на командировку: образец 2019

Содержание записки о направлении в командировку, ее продлении, отмене отличается. Несмотря на это, форма документа может быть единой. Включайте в него основные сведения, являющиеся обязательными.

Служебная записка составляется как самим работником, так и руководителем. Документ подготавливается от руки или в печатном виде. Учитывайте, что без подписи сотрудника он не имеет юридической силы.

Пример содержания служебной записки на командировку:

  • В правом верхнем углу вписывают ФИО руководителя компании в дательном падеже. Ниже — ФИО руководителя подразделения. Здесь же указывают ФИО специалиста, составляющего записку.
  • В центре бланка пишут наименование документа, а с новое строки — его содержание. Работник или руководитель излагает текст в свободной форме. Он указывает дату отъезда и приезда; цель командировки . При поездке на личном или служебном транспорте вписывают марку, модель машины, регистрационный номер.
  • В самом низу бланка описывают прилагаемые документы, указывают дату составления бумаги и подпись работника с расшифровкой.

Служебная записка о направлении в командировку: образец заполнения руководителем

Вариант заполнения записки работником

Если составляется служебная записка об отмене командировки, образец должен включать основания. Поэтому включайте в него причины, почему сотрудника решили не отправлять на другой объект или в иную местность. Например, «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Иванова А.А. в город Саратов» или «По причине болезни руководителя организации отменить командировку Кондратьеву А.С.». Выбирайте подходящие формулировки, опираясь на обстоятельства. Дополнительно издавайте приказ.

Это интересно:  Договор аренды инструмента между юридическими лицами образец

Когда подготавливается служебная записка о продлении командировки, образец должен включать перечень причин или обстоятельств, по которым сотрудник задерживается . Он составляется непосредственным или временным руководителем, работником. Если при выполнении поручений сотрудник заболел, помимо записки он обязан предоставить больничный лист. Читайте статью в журнале «Кадровое дело»: « Больничный от А до Я ».

Форма служебной записки на командировку может быть любой, но подумайте над ее содержанием. Включайте в текст значимые факты, избегайте изложения второстепенных событий, не несущих смысловой нагрузки. Всегда перечитывайте предоставляемые сотрудниками документы. При обнаружении ошибок просите их переделать.

Когда документ будет составлен и согласован в бухгалтерии, передавайте его на подпись руководителю организации и командированному сотруднику. Все расходы, понесенные работником во время поездки, должны быть задокументированы для налоговой отчетности и расчета компенсаций.

Обратите внимание! Если служебная записка составляется по факту возвращения из поездки, работник должен как можно быстрее отдать ее руководителю. В 7 пункте Положения под № 749 говорится об этом.

Вместе со служебной запиской сотрудник отдает документы о понесенных расходах во время поездки. В качестве них выступают чеки, договора и прочее. Если человек не может представить документы, руководитель решает, возмещать расходы или нет. В этом случае в служебной записке работник детально расписывает понесенные расходы, причины отсутствия подтверждающих бумаг.

Служебная записка по итогам командировки

Нюансы составления служебной записки на командировку

Служебный визит за границу

Пункт 15 Положения под № 749 утратил силу, поэтому при направлении работника в поездку за границу не нужно оформлять командировочные удостоверения. Подтверждающим документом о прибытии, убытии в место назначения, о понесенных расходах является служебная записка.

Составляя служебную записку на командировку, опирайтесь на образец 2019. Он подходит и при поездке за границу. Но компенсация понесенных расходов, указанных в документе, осуществляется в иностранной валюте согласно ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Основанием для выплаты является отметка в паспорте сотрудника пограничными органами. Копию паспорта прикладывают в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

Если командировка планируется на территории стран, которые относятся к участникам Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы определяется по проездным билетам или отметкам в путевом листе.

Поездка на служебном автомобиле или личном транспорте

При поездке на служебном или личном автотранспорте работник прикладывает к служебной записке путевой лист; чеки, квитанции и другие документы о расходах; бумаги, которые подтверждают поездку по маршруту к месту назначения.

Командировка директора

Поскольку директор считается сотрудником организации, на него распространяются правила и положения законов, нормативно-правовых актов, касающихся рядовых работников. В пункте 7 Положения под № 749 нет исключений из этого правила. Но Роструд имеет другую позицию по данному вопросу — считается, что руководителю не требуется составлять служебную записку, так как им подписываются приказы о командировке, ее переносе, продлении. Чтобы избежать недоразумений, внесите в локальные акты компании положение о необязательном составлении документа директорами.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки на командировку в образце 2019 не нужно производить расшифровку специфики дней — рабочих, выходных. Основанием для выплат является табель учета рабочего времени. Поэтому документ составляется обычным образом, даже если поездка приходится на выходной или праздничный день.

Поездка предпринимателя

Совет от редакции: пройдите курс в Высшей Школе Кадровика по направлению « Аудит всех кадровых документов в организации », чтобы выявить имеющиеся недочеты. По факту завершения вам выдадут официальный сертификат, который подтвердит уровень знаний.

Разработайте форму служебной записки на командировку, используя любой образец 2019. Заполните поля, в которых перечисляются сведения о компании, но оставьте пустыми строки для внесения личных данных сотрудников. При использовании шаблона удастся избежать ошибок, быстрее заполнять документ. Храните записки в архиве организации не менее 5 лет.

Это интересно:  Образец заполнения приказа на командировку

Как оформить служебную записку на командировку

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

  1. Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
  2. Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
  3. Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
  4. Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
  5. Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
  6. Поставьте дату составления и подпишите ее.

Образец служебной записки о направлении в командировку

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

  1. Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
  2. Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
  3. Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Образец служебной записки на командировку 2019

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру – вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Статья написана по материалам сайтов: o-kadrah.ru, www.kdelo.ru, ppt.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector